Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

Введение

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Используя эту методику, вы можете существенно повысить свою эффективность, увеличить доходы и освободить дополнительное время.

Давайте начнем с основ. Одна из главных идей заключается в том, что тайм-менеджмент — это управление не только своим временем, но и своей жизнью. Это не просто способ лучше организовать свое время, чтобы больше сделать и больше заработать, это настоящее управление собственной жизнью. В связи с этим Питер Дракер говорил: «Нельзя управлять временем, можно управлять только собой». Вторая идея: качество тайм-менеджмента определяет качество вашей жизни. Вы можете взглянуть на любой аспект своей жизни, и станет понятно, что положительные ощущения от жизни, ваш успех и эффективность ваших действий определяются тем, насколько качественно вы используете свое время.

В юности я сравнивал свою жизнь с солнцем, а тайм-менеджмент— с планетой, которая крутится где-то по орбите. И когда эта планета приближается, ты о ней задумываешься, а когда удаляется — забываешь. Но потом я вдруг понял, что тайм-менеджмент — это солнце, а все составляющие моей жизни — семья, отношения с другими людьми, доходы, заработок, здоровье, саморазвитие — планеты, которые движутся вокруг него. И когда я это понял, то осознал, что все происходящее нужно как-то умещать в определенные рамки, что надо учиться управлять своим временем. Сумев правильно расположить солнце, я добьюсь правильного хода планет.

Тайм-менеджмент — это искусство, которым можно овладеть, и ему нужно научиться. Так же как вы ездите на машине или велосипеде, вы можете научиться правильно управлять своим временем. И моя задача — показать вам, как это можно сделать.

Причина № 1. Проблемы с целями

Просто представьте. Вы не знаете, куда вы идёте. Вы не знаете ваших долгосрочных целей. Ваши жизненные ценности — в тумане.

Что в этом случае происходит? Ваши цели и ценности устанавливает кто-то за вас: телевизор, начальник, родные и близкие.

Чем это плохо?

Тем, что эти цели ненастоящие, не ваши. Вы никогда не сможете ощутить мотивацию, которая идёт изнутри, из вашей природы, чуть ли не из ваших генов. Ваша работа никогда не будет приносить вам удовольствие (да, бывает и такое!).

Когда наша жизнь заполнена такими навязанными нам делами, мы и начинаем прокрастинировать. Прокрастинация — это подсознательный саботаж вашего организма. Он сопротивляется делам, которые не связаны с вашими реальными внутренними целями.

Как найти СВОИ цели? Как высвободить их изнутри себя?

Например, можно почитать следующее:

• Книга «Поток» от Михая Чиксентмихайи поможет найти дело вашей жизни. Исследования профессора Чиксентмихайи показали, что, только занимаясь таким делом, вы сможете стать по-настоящему счастливым.
• Книга «Психология достижений» от Хайди Грант Хэлворсон говорит о том, как ставить цели. Оказывается, одну и ту же цель можно сформулировать по-разному. Правильно или неправильно.
• Книга «7 навыков высокоэффективных людей» от Стивена Кови. Бестселлер № 1 в мире по личностному росту. О ценностях. О целях. Второй навык Кови напрямую касается целей: «Начинай, представляя конечную цель».
• Статья «О том, как доярка Дуня шла к успеху» о системе Agile Results, которая поможет вам связать ваши повседневные дела с целями на неделю, месяц и год.

От классического тайм-менеджменту к современному

К началу 90-х годов XX века классический тайм-менеджмент все хуже справлялся с решением возложенных на него задач. Почему? На это есть две причины.

1. Жесткие и предельно регламентированные методики планирования уже не отвечали требованиям современности. Темп жизни постоянно ускорялся, рынок ежегодно менялся, а количество информации нарастало как снежный ком. Иными словами, мир становился все более сложным и непредсказуемым.

В этих условиях точные и математически выверенные алгоритмы классического планирования все чаще давали сбой. Несмотря на тайм-менеджмент, менеджеры уже с трудом справлялись с потоком дел, которые на них обрушивались, а привычными спутниками офисных работников стали стресс и переутомление.

2. Наступала эпоха «хай-тека». Массовая компьютеризация и автоматизация умственного труда требовали и новых технологий «управления временем». Согласитесь, было бы очень странно, если бы разработчики ПО, создающие сложные программы, продолжали планировать свою работу в бумажных еженедельниках.

К этому стоит добавить, что люди устали быть «винтиками» в механизме организаций. А потому все сильнее становилась потребность в таком тайм-менеджменте, который бы не только помогал решать профессиональные задачи, но и мог бы удовлетворить личные потребности человека (включая и духовные).

Переход к современному тайм-менеджменту наметился в 1989 году, когда американский бизнес-консультант Стивен Кови выпустил книгу-бестселлер «Семь навыков высокоэффективных людей». В отличие от своих предшественников, Кови делал акцент не на технических приемах планирования, а на ценностях человека, его творческом и духовном саморазвитии. С этого момента тайм-менеджмент начал превращаться из «придатка к работе» в комплексную дисциплину, которая затрагивала все сферы человеческой жизни.

Окончательно современный тайм-менеджмент сформировался в начале 2000-х, благодаря работам Дэвида Аллена (создателя системы GTD), Роберта Диттмера, Глеба Архангельского и других специалистов по личной эффективности.

В табличке ниже перечислены основные отличия между классическим и современным тайм-менеджментом.

Классический:	Современный:
Человек — это, прежде всего, сотрудник предприятия.	Человек — это личность со своими интересами и ценностями.
Человек всегда рационален.	Учитывается психологический фактор.
Тайм-менеджмент — это инструмент для повышения продуктивности.	Тайм-менеджмент — это еще и инструмент саморазвития.
Жесткие и точные методы планирования.	Делается поправка на неопределенность и нестабильность окружающего мира.
Единые для всех техники тайм-менеджмента.	Дифференциация. Свои техники планирования для менеджеров, программистов, домохозяек и т. д.
Планирование на бумаге.	Активное использование компьютеров и гаджетов.

Также заметим, что огромное влияние на нынешний облик тайм-менеджмента оказали современные методы проектного управления и разработки ПО (Agile, Scrum, Lean и т. д.). Некоторые популярные сегодня специалисты по тайм-менеджменту (например, Ди Джи Мейер и Максим Дорофеев) — это зачастую выходцы именно из IT-индустрии.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

• Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;
• Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определённый момент рабочего дня;
• Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
• Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
• Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
• Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчинённых, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;
• Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;
• Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Наиболее характерные причины дефицита времени:

• Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;
• Несоответствие работника и занимаемой им должности;
• Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
• Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
• Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций);
• Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Проблема тайм-менеджмента

В принципе, время от времени полезно делать некую аналитику своих ежедневных действий, чтобы понять, где залипаешь, и какое время используется не туда, куда нужно. Но если говорить о тайм-менеджменте, то я совсем с ним не дружу, потому что его основная суть — это делегирование полномочий, то есть необходимо отдать те дела, которые необязательно должен делать сам. Это, конечно, правильно, но пока в своей работе я никак не могу нащупать то, что надо отдать, ведь я вроде бы все и сам могу сделать. Да и чаще всего только в процессе получается понять, а что же именно нужно (из-за этого не могу составить ТЗ). С нерабочими делами, наоборот, все ясно: машину отдам в автосервис, доставку товара закажу на дом вместо самовывоза, постригусь в парикмахерской, налоговую отчетность отдам в Мое дело и тд. Но вот в работе, где же то самое эффективное действие «руководителя», а где рутинная работа для наемного фрилансера? Не понятно… А еще не работает фишка, что, мол, пусть дешевую работу делает кто-то еще, когда я за это время заработаю гораздо больше — потому что ничего я не заработаю на самом деле, вся деятельность по «одной цене» 🙂

Если на пальцах, то вот возьмем блоггинг. Понятное дело, если проект авторский, то статьи и фотографии должны быть моими, тут не подойдут услуги копирайтера и фотостоки, которые подошли бы для какого-нибудь портала о путешествиях. И вроде бы даже понятно, что если материала много, прибыль есть, то имеет смысл всю техническую сторону отдать веб-программисту, чтобы заниматься только контентом. С другой стороны, я за это время наклепаю статей «такой же стоимостью», сколько отдам программисту (на самом деле тут сложно оценить), ну и, как я уже выше писал, у меня проблема с ТЗ — хочется что-то переделать, но нужно самому повозиться, чтобы понять, как это должно выглядеть, соответственно, есть опасение, что придется потом все равно переделывать.

Но в любом случае я понимаю, что отдавать часть работы — это правильно, и, как я вижу, к этому многие со временем приходят. Если хочешь быть эффективным, то нужно выделить то направление, которое основное, и которое только ты можешь и хочешь вести, а все остальное путь делает кто-то еще. Таким образом, достигается максимальная эффективность, есть возможность углубиться по полной программе в свою область, вместо того, чтобы шарить во многих областях, но по верхам. В принципе по этой причине, я перестал делать сайты на заказ и писать статьи, поэтому что этот заработок в никуда, лучше это время потратить на развитие блога, что окупится в будущем.

В общем, если вам знакомы подобные проблемы, то хотелось бы услышать ваше мнение, как научиться правильно распределять время, как понять, что самому делать, а что по-любому отдать нужно, как быстрее усваивать информацию, как вообще все быстрее делать. Конечно, я понимаю, что блог не бог весть какая сложная работа, но те не менее. Люди вон как-то успевают по несколько штук одновременно вести, а другие так и порталы ведут в одиночку.

Достоинства и недостатки

Сегодня у некоторых авторов встречаются довольно категоричные оценки классического тайм-менеджмента. Например: классический тайм-менеджмент — это зло, поэтому его лучше не использовать. Или наоборот: это единственно правильный подход, а все современные методы предназначены для людей несолидных, несерьезных и бесхарактерных.

На самом деле, классический тайм-менеджмент — явление неоднозначное. Давайте вкратце рассмотрим его основные достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Универсальность. Приемы и техники классический тайм-менеджмента применимы фактически ко всем сферам жизни. В той или иной степени ими могут пользоваться и бизнесмены, и домохозяйки.
• Хорошо работает в условиях определенности. Если впереди не предвидится форс-мажоров и случайностей, жесткие техники гарантируют нужный результат.
• Точность и конкретность. Мы всегда знаем, что должны делать и что получим в итоге.
• Хорошо подходит людям с рациональным складом ума. То есть тем, которые обладают высоким уровнем самодисциплины, любят порядок и умеют контролировать свои эмоции.
• Не требует особых приспособлений: достаточно иметь бумагу и карандаш.

Недостатки:

• Не дифференцирован. Классический тайм-менеджмент фактически не учитывает особенности разных сфер жизни, не учитывает специфику разных профессий и социальных групп.
• Плохо работает в условиях неопределенности. Математически выверенные алгоритмы планирования легко «ломаются» из-за случайностей и форс-мажоров. Это не значит, что они совсем не будут работать: просто планы будут требовать постоянной корректировки, что очень неудобно и непрактично.
• Не делает поправку на психологический фактор. Классический тайм-менеджмент не помогает бороться с прокрастинацией и стрессом, не учитывает перепады настроения и периоды упадка сил. Его техники подразумевают, что человек каким-то образом уже сам справился с этими неприятностями.
• Излишне материалистичен и техничен. Его методы не затрагивают нематериальную сторону человеческой жизни, игнорируют этику, творческие и духовные потребности.
• Не использует современные технологии. Разумеется, мы можем создать программы для работы со SMART-целями или матрицей Эйзенхауэра, но это будет просто перенос бумажных технологий на компьютер. А ведь сегодня нам доступны более «продвинутые» способы хранения и обработки информации, всевозможные алгоритмы сортировки, поиска и фильтрации задач, методы автоматизации процессов планирования и многое другое.

Так можно ли использовать классический тайм-менеджмент сегодня? Безусловно, да.

Во-первых, зачастую он неплохо «уживается» с приемами современного тайм-менеджмента. Например, используя GTD, мы можем сортировать дела в списке «Следующие действия» с помощью матрицы Эйзенхауэра, а для дел из списка «Проекты» использовать SMART-формулировки. Здесь все зависит от удобства и целесообразности.

Во-вторых, в некоторых ситуациях он гораздо эффективнее современных методов. Например, жесткое расписание — это неплохой способ борьбы с прокрастинацией. А в условиях стабильности и при хорошем уровне самодисциплины SMART-цели гарантированно помогут получить нужный результат.

Итак, несмотря на все свои недостатки, классический тайм-менеджмент до сих пор вполне работоспособен и зачастую не менее эффективен, чем современный. А это значит, что его пока еще рано списывать в архив.

Методы упорядочивания планов рабочего времени

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

• Упорядочение заданий;
• Оценка продолжительности действий;
• Резервирование времени (в соотношении 60:40);
• Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
• Контроль учёта выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

составить список всех будущих задач;
систематизировать их по важности и установить очерёдность;
пронумеровать эти задачи;
оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач

Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1. срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
2. срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
3. менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
4. менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа.

Аналитика рабочего времени

Проанализировать время, проведенное за компьютером, например, можно с помощью программ Time Tracker (Windows) и онлайн-сервиса и приложения Yaware (Windows и Mac OS)

Но в этот раз, я решил все сделать руками, ибо мне важно было понять, что я делаю и в оффлайне тоже

8:30 подъем, уборка, включаю комп 8:45 мою посуду с вечера 8:50 варю компот Егору 9:00 перебираю чернику для Егора 9:15 проверяю почту, ответил на 2 коммента и на 1 письмо 9:30 ищу фотки для статьи и наткнулся на отфотканные документы Егора — прореживаю 9:45 умываюсь 9:50 перехватил Егора 9:55 иду в душ 10:00 доделываю еду (Егор упал и висит на груди) 10:15 мою посуду после завтрака, убираю последствия завтрака 10:20 пришел дефектолог 10:45 отвлекся и ответил на коммент 10:55 слушаю дефектолога 11:55 завтрак делаю себе 12:00 разговор по телефону 12:15 завтракаю за компом, комменты+почта, прореживаю фотки для статьи и обрабатываю 13:25 выгружаю фото из лайтрум, заливаю на блог, пара сообщений в контакте, подписываю фотки, доделываю статью 13:50 Разогреваю обед Егору и мою посуду 14:00 оцифровываю документы Егора 14:10 подготавливаемся к массажу (еда, одежда), сам одеваюсь и собираюсь 14:25 документы Егора дооцифровываю 14:35 снимаю и развешиваю белье 14:40 выходим на массаж 14:55 приехали на массаж, работаю в машине: сообщения вконтакте, to-thai (публикация анонсов и проверка, настройка плагина) 15:35 life-trip (поиск ключей, подготовка статьи, проверка плагина, ответ на коммент) 16:00 массаж закончен, поехали домой (по дороге кормили Егора, они потом пошли гулять) 16:40 пришел домой, готовлю салат 17:00 ушел делать страховку для машины 17:35 доделываю салат 17:40 ем и смотрю почту/вк/комменты, читаю про анализы Егора 17:55 тел звонок, даже два 18:00 Разбираюсь с плагином, отвечаю по Skype 18:50 to-thai 19:20 Статья про Чанг, выбираю фотки 20:20 Играю с Егором 20:35 телефонный разговор 21:00 разогреваю еду для Егора 21:10 почта, разбираюсь с условиями партнерки booking.com, комментарии, читаю про законопроект 22:00 пишу статью 22:40 текучка, серфинг, ничего неделание 1:00 лег спать

Я выложил эту простыню сюда просто для примера, дни разные бывают, иногда больше дел, иногда меньше. На момент записи распорядка дня мы были в Москве, у нас шел курс массажа и ЛФК. А, к примеру, через пару недель мы переехали из Бутово и у нас начался новый курс массажа, гимнастики и укладок, в который была вовлечена моя мама (держать Егора надо было). А я бегал по инстанциям и регистрировал ИП. Забавно, нас стало трое взрослых, а все равно не успевали делать то, что надо.

Управление рабочим временем

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе.

Анализ использования рабочего времени

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

К_э = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,

где Ф — фонд рабочего времени, мин;

Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

К_п = П_з/Ф,

где П_з — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника

К_п = П_о/Ф,

где П_о — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников

К_ол = ОЛ/Ф,

где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (К_св), несвойственных ему функций (К_нсв), на выполнение творческих работ (К_т), организационно-административной работы (К_оа) и т. п.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.

Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:

Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра

Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.

При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:

Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.. Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге

Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра

Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии.

Следуя рекомендациям из предыдущего пункта, составим перечень дел с вечера (список краткий, важно понять суть работы метода Эйзенхауэра):

1. Завтра 4 урока в старших классах: в 8.30, 10.00, 12.00 и 14.00 (между уроками займусь общественными делами).
2. Нужно выяснить, почему не пришёл аванс на карту в прошлом месяце (не хочу каждый раз ходить за наличными в бухгалтерию).
3. Хочу изменить стрижку и откорректировать цвет волос (давно об этом думаю).
4. Отправить коллеге из другого города книгу по почте (обещала, что сделаю это в начале недели).
5. Нужно сходить в супермаркет (продуктов осталось на пару дней).

В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.

Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:

Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.. Теперь попробуйте проделать это самостоятельно

Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.

ABC планирование

Расставлять дела в списке на день нужно не в хаотичном порядке, а по приоритетности выполнения и важности. Планировать лучше на бумаге и записывать все дела подряд

Следующий шаг — расставление приоритетности. Буквой А помечайте самые важные дела (примерно 15% от всего списка), которые стоит выполнить в первую очередь. В — важные дела, о которых нельзя забыть, но их невыполнение не приведет ни к чему плохому. В эту категорию можно отнести проверку почты, звонок или встречу, которую можно без проблем перенести на другое время. Категория С — дела наименьшей важности, которые могут составлять большую часть списка, но на самом деле их можно без сожалений удалять или поручать выполнить другим. Именно на такие дела мы каждый день тратим много времени, теряя эффективность. 

Чтобы метод полностью работал, в первую очередь стоит всегда браться за дела из категории А и не приступать к другим пунктам из списка, пока самое важное не будут выполнено. 

Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:

• Do (сделать). Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же неактуальны. От них стоит попросту отказаться.
• Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.

Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.
В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Как найти время для отдыха?

В ежедневные планы обязательно необходимо включать время для качественного отдыха.

• Планировать свое свободное время нужно заранее, чтобы провести его с максимальной пользой и качественно отдохнуть.
• Старайтесь отдыхать активно. Займитесь спортом, бегом, катайтесь на велосипеде или просто погуляйте в парке на свежем воздухе. Можно слушать музыку, читать, ходить в театр или кино. Проводите даже свободное время с пользой.
• Во время отдыха отложите все дела и мысли о проблемах и задачах. Старайтесь не думать о работе. Посвятите это время себе или родным, выполнению любимых занятий.

При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел. И родные не будут ощущать вашу постоянную занятость. А ваш организм будет готов к новым свершениям.

История

Россия

В конце XIX века крупный русский физиолог Н. Е. Введенский как-то сказал «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».

20-е годы XX века — период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени.
Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент по помидору

Метод Pomodoro изобретен Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. В студенческие годы он не успевал в учебе, хотя старательно занимался. Франческо экспериментировал с количеством времени, в течение которого без перерыва занимался одним делом. Он пользовался кухонным таймером в виде помидора. Так, экспериментальным путем он выяснил, что самое эффективное – выполнять одну задачу на протяжении 25-30 минут.  Согласно методу, 25 минут – одна «помидора».
Как применить метод Pomodoro на практике:

• определите задачу, которой будете заниматься 25-30 минут;
• уберите лишнее: телефон, другие устройства, можете даже надеть наушники со спокойной музыкой;
• установите таймер на 25 минут и работайте только над одной задачей;
• когда таймер зазвенит, отдохните 5 минут, пройдитесь;
• поставьте задачу на следующий промежуток времени, снова установите таймер на 25 минут;
• через 3-4-х «помидора» сделайте перерыв (полчаса).

На сложные задачи уходит 6-8 «помидоров».

Пользоваться методом Pomodoro просто. Разделяя работу на отрезки, вы полностью концентрируетесь на ней

Это снижает важность крупных задач. А к делам, которые нет желания делать, проще приступать, если знаете, что будете заниматься ими 25 минут

По технике Pomodoro написано несколько книг: Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут», Кэтрин Грейс «Жизнь по помидору. Знаменитые системы тайм-менеджмента простыми словами».

Прочитать описание и приобрести книгу можно здесь.