Журнал кассира-операциониста (унифицированная форма n км-4)

Содержание:

Требования к ведению и оформлению документа
Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы
Что такое кассовая дисциплина
Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях
- Возврат средств
- Эквайринг
Как заполняется данный журнал
Отсутствие ЖКО — санкции
Прошивка и хранение
Ð¡Ð¿ÑÐ°Ð²ÐºÐ°-Ð¾ÑÑÐµÑ ÐºÐ°ÑÑÐ¸ÑÐ°-Ð¾Ð¿ÐµÑÐ°ÑÐ¸Ð¾Ð½Ð¸ÑÑÐ° Ð¸ Ð¾Ð½Ð»Ð°Ð¹Ð½-ÐºÐ°ÑÑÐ°
Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста
Как вносить исправления?
ОПИСАНИЕ РЕКВИЗИТОВ (ПОЛЕЙ) КАССОВОГО ЖУРНАЛА ПО РАСХОДУ
Для чего нужен журнал кассира-операциониста
Наличные расчеты и особенности их ведения
Как вести журнал

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

Применять темные чернила.
Учитывать хронологию событий.
Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы

Форма р14001

Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.

Графа	Название	Вносимая информация
1	Дата смены	Вводится дата, пропечатанная в чеке — Z-отчете
2	Номер отдела	Графа заполняется, если внутри организации существует разбиение на секции
3	ФИО ответственного лица	Если журнал ведет один и тот же кассир-операционист, то допустимо указать ФИО в начальной строке, а в последующих ставить прочерки (—//—)
4	Графа порядкового номера контрольного счетчика на окончание смены	Записывается порядковое число Z-отчета — эта информация видна в нем самом
5	Отчет фискальной памяти (контрольный счетчик), регистрирующий сумму переводов показаний суммирующего счетчика	Некоторые кассиры записывают сюда количество продаж за день, некоторые дублируют информацию из графы 4. Большинство советуют оставлять этот раздел незаполненным
6	Показания суммирующих счетчиков на начало дня	Необнуляемая итоговая сумма конца предыдущей смены (Z-отчет вчерашнего дня) — совпадает с данными графы 9 предшествующей записи
7	Подпись кассира
8	Подпись администратора
9	Данные суммирующих счетчиков на конец смены	Необнуляемая итоговая сумма на конец рабочего дня
10	Сумма дневной выручки	Указана в Z-отчете. Для проверки ее можно рассчитать так: графа 9 — графа 6 = графа 10
11	Сданные наличные	Суммы наличных, отданные операционистом в главное кассовое хранилище. Проверить правильность подсчетов можно по формуле: графа 10 — графа 13 — графа 15 = графа 11
12	Оплачено по документации, шт.	Сюда записывается количество продукции, чья покупка была оплачена картами, дорожными чеками и т.д.
13	Оплачено по документам, руб.	Сумма покупок из графы 12
14	Сдано всего рублей	Указывается вся сданная главному операционисту денежная сумма — и наличная, и безналичная. Если не было ошибочно выбитых чеков, возврата товаров, то данные отсюда равны графе 10
15	Суммы, возвращенные клиентам по неиспользованным чекам ККМ	Ошибочно пробитые чеки, возврат товара обязательно также занести в форму КМ-3
16	Подписи на конец смены кассира, администратора, руководителя	Графы 17 и 18 допускается подписывать одной рукой
17
18

Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.

Что такое кассовая дисциплина

Платёжная ведомость. форма т-53

Вам будет интересно:Как через банкомат погасить кредит? Описание процедуры

Под понятием «кассовая дисциплина» имеется в виду свод правил, диктуемый законодательными и контролирующими органами, в отношении работы с наличностью. Организации должны выполнять ряд требований для того, чтобы продолжать функционировать в нормальном режиме без санкций, штрафов, налоговых взысканий и других неприятных последствий халатности и незнания.

Кассовая дисциплина включает ряд мероприятий по оптимизации работы с наличностью. Так, вести операции с денежными средствами должен человек с соответствующим образованием, без судимостей, с дополнительно оформленным договором о полной материальной ответственности. В процессе работы он осуществляет следующие действия:

операции по оприходованию и расходованию денег;
обеспечение порядка операций с выручкой;
контроль за лимитами остатка кассы;
соблюдение сроков и проведение инкассации выручки в банк;
оформление первичных кассовых документов;
заполнение кассовой отчетности на основании первичной документации, в том числе заполнение книги кассира-операциониста (образец представлен ниже).

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА
Жизнь программиста и интересные обзоры всего. Подпишись, чтобы не пропустить новые видео.

Совокупность этих действий и называется кассовой дисциплиной.

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Бухгалтерская отчетность: форма 1 и 2

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке

При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Оплата товара по карточке

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Как заполняется данный журнал

Журнал кассира-операциониста — документ, содержащий ряд граф, каждая из которых должна содержать определенную информацию:

дата открытия смены кассира;
номер отдела (если в организации предусмотрено несколько работников);
фамилия, имя и отчество работника, отвечающего за проведение кассовых операций в данную смену;
порядковый номер смены согласно контрольному счетчику фискальной памяти кассового аппарата;
показания количества продаж согласно информации, снятой с фискальной памяти, при передаче аппарата в ремонт или его проверке;
сумма нарастающего итога на начало рабочей смены (по показаниям, снятым с фискальной памяти);
подпись ответственного кассира;
подпись старшего кассира, контролирующего работу;
показания итоговой накопительной суммы, выписанной из погашенного отчета кассового аппарата на конец смены;
денежные средства, переданные в главную кассу организации за вычетом выплат по расходным кассовым ордерам;
количество платежей из кассы по предъявленным документам;
итог оплат, осуществленных безналичным расчетом;
наличные денежные средства, внесенные в кассу организации;
сумма возвратов по кассовым чекам покупателей;
подписи ответственного лица, старшего кассира и руководителя организации.

Всего для заполнения отводится 18 ячеек на каждый рабочий день. Стоит отметить, что форма эта едина на территории России, Республики Беларусь и Украины. Способы заполнения и информация, отражаемая в регистре, в этих странах относительно кассовых операций идентичны.

Отсутствие ЖКО — санкции

Несмотря на то, что с 2017 года ведение журнала не является обязательным, его отсутствие все равно может привести к штрафу. При налоговых проверках эксперты проверяют все аспекты ведения финансов, и отсутствие журнала может затруднить этот процесс: таким образом, при наличии плохой бухгалтерии будут найдены упущения, избежать которые можно было при ведении журнала.

Выписать штраф налоговая служба также может при неправильном ведении журнала и несоблюдении нормативных норм — отсутствие электронной подписи, как пример. В случае если руководство предприятия несогласно с решением налоговых служб — оно может подать в суд.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной»

Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Как вносить исправления?

Кассиры с небольшим опытом работы допускают при заполнении формы справки-отчета кассира-операциониста иногда вместо ИНН компании прописывают свой собственный номер.

Это, конечно, не верно. Идентификационный номер всегда фиксируется у предприятия.

Следует внимательно заполнять графы 5 и 6, информацию из ГРОСС-ИТОГ X-отчета нельзя вписывать в 6 графу.

Данная ошибка возникает из-за халатности, невнимательности.

Также возникают ошибки в числовом значении написания сумм выручки.

Кассир или кассир-операционист должен внимательно проверять каждую цифру в КМ-6.

При возникновении опечаток в бланке наказания можно избежать, штраф выписывается за погрешности в цифрах, лично записанные операционистом.

ОПИСАНИЕ РЕКВИЗИТОВ (ПОЛЕЙ) КАССОВОГО ЖУРНАЛА ПО РАСХОДУ

(в ред. Указания ЦБ РФ )

Номер реквизита (поля)	Наименование реквизита (поля)	Содержание реквизита (поля)
1	2	3
1	0401705	Номер формы по ОКУД , класс «Унифицированная система банковской документации»
2	Кассовый журнал по расходу	Наименование документа
3	Дата	Дата составления кассового журнала. Указывается число, месяц, год: цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или число месяца — цифрами, месяц — словом, год — цифрами (полностью)
4	Составитель	Указывается фирменное (полное или сокращенное) наименование кредитной организации, ее структурного подразделения, оформившего кассовый журнал (реквизит может заполняться путем проставления штампа кредитной организации)
5	Счет по учету кассы N	Указывается номер лицевого счета по учету выданных наличных денег, наличной иностранной валюты, сформированный в соответствии со Схемой обозначения лицевых счетов и их нумерации (по основным счетам) к приложению к Положению Банка России N 385-П
(в ред. Указания ЦБ РФ )
6	Свободное поле	Указывается код валюты и при необходимости другие реквизиты, дополнительно установленные кредитной организацией
7	N кассового документа	Указывается номер кассового документа
8	N N счетов	Указываются номера счетов, по которым совершаются кассовые операции
9	Шифр документа	Проставляется условное цифровое обозначение документа (шифр) в соответствии с Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях, к приложению к Положению Банка России N 385-П
(в ред. Указания ЦБ РФ )
10	Сумма	Указывается сумма цифрами по наименованию наличной валюты. Целая часть (денежная единица) отделяется от дробной части знаком тире «-«, дробная часть указывается двумя знаками. Если сумма цифрами выражена в целых единицах, то после суммы в целых единицах указывается знак тире и два нуля «-00» или знак «=»
11	Символ по статьям расхода	Проставляется символ отчетности по «Отчет о наличном денежном обороте», в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У, напротив суммы выданных наличных денег
12	Примечание	По усмотрению кредитной организации может указываться рублевый эквивалент наличной иностранной валюты и (или) иная информация при отражении кассовых операций
13	Итого по расходу	Указывается общая сумма документов по расходу, принятых в течение операционного дня
14	Свободное поле	При необходимости указываются реквизиты, дополнительно установленные кредитной организацией, в том числе удостоверяющие сверку итоговых данных кассовых журналов с данными, указанными в справках, с использованием автоматизированных систем контроля кассовых операций
15	Подписи	Проставляются подписи бухгалтерского работника (бухгалтерских работников), оформившего (оформивших) документ, и кассовых работников и, в зависимости от правил документооборота, утвержденных кредитной организацией, других уполномоченных лиц (с указанием должности, фамилии, имени, отчества (при наличии последних))
16	Свободное поле	Указываются реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать документ в электронном виде

Для чего нужен журнал кассира-операциониста

Согласно постановлению Госкомитета по статистике от 25.12. 98 №132 этот журнал обязаны заполнять все торгующие организации у которых установлены ККМ. Касса устанавливается для того, чтобы можно было продавцу принять наличные деньги от покупателя, а взамен выдать вместе с товаром чек, как документ о проданном товаре.

На чеке будет занесена вся информация о

Приобретенном товаре, его стоимость и количество;
Предпринимателе, у которого приобретен товар;
Реквизитах предприятия;
Дате и времени покупки.

Журнал кассира-операциониста служит источником сведений для проверяющих служб. При проверке они могут потребовать журнал и сверить наличие денег в кассе и указанных в документе. Это могут быть и проверяющие фискальные службы, и работники, уполномоченные руководством. В документ заносятся сведения о начальных сведениях ККМ в день торговли, и сведения на окончание смены.

Заполнять документ обязан кассир, работающий непосредственно за кассовым аппаратом. Если в магазине установлено несколько кассовых машин, то журнал ведется по каждому аппарату отдельно.

В том случае, когда ваше предприятие перешло на онлайн кассы, заполнять журнал кассира-операциониста нет необходимости. Так как, в случае применения электронной кассы вся информация сразу же передается в налоговую и кроме этого, она сохраняется в памяти устройства. Но если возникнет острая необходимость, то можно будет получить информацию о любом чеке просто распечатав ее.

Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста, расскажет это видео:

Наличные расчеты и особенности их ведения

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Расчеты наличными

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
Открытие нового журнала.
Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

Нужно учитывать средства в день поступления.
Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
В размере 40-50 тысяч организации.

Как вести журнал

Порядок ведения журнала будет напрямую зависеть от того, какой компания использует бланк. Если это унифицированная форма КМ-4, то трудностей возникнуть не должно, все данные вписываются в строчки с 1 по 18. Если за день не совершалось движений наличности, данные можно не вносить.

Если компания самостоятельно разработала и утвердила форму, разрешается прописывать только те сведения, которые руководство фирмы считает важными. Заполнять журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы можно как на бумаге, так и в электронном виде, но делать это обязательно в хронологическом порядке.

Так как правила работы с онлайн-кассами еще полностью не проработаны, можно предположить, что в ближайшем будущем будут выпущены разъяснения по поводу замены бумажных отчетов на электронную учетную систему кассовых операций. До этого времени лучше продолжать заполнять прежние первичные учетные документы, чтобы избежать возможных разногласий с органами контроля. Журнала должны храниться в компании как минимум пять лет.