Платёжная ведомость. форма т-53

Как правильно заполнить форму Т-53?

На титульном листе бланка Т-53 указывается полное наименование организации, выдающей заработную плату.

В случае, если денежная сумма подлежит выдаче какому-либо конкретному структурному подразделению или отделу, его название отображается на следующей строке.

В обратной ситуации необходимо поставить прочерк. Корреспондентским счетом при этом принято считать счет 70. Он подразумевает собой счет учета расходов по зарплате.

После этого в ведомость вносятся данные о точном сроке, в течение которого работники или предприятие в целом должно получить выплату. До окончания указанного периода средства должны быть списаны с расчетного счета.

Важно учесть, что деньги, оставшиеся после выплаты заработной платы, не должны храниться в кассе. Оставшаяся сумма передается в банк по окончанию срока действия ведомости

Оставшаяся сумма передается в банк по окончанию срока действия ведомости.

Также отображается информация такого характера:

• общая сумма зарплаты — цифрами и прописью;
• присвоенный платежной ведомости порядковый номер;
• дата заполнения платежного документа.

Расчетным периодом считается месяц, в котором происходит выплата заработанных сотрудниками денежных средств.

После окончания заполнения первого листа ведомости Т-53, следует перейти к оформлению второго.

В таблицу платежной формы Т-53 вносятся сведения о каждом работнике:

• ФИО;
• табельный номер;
• размер рассчитанной зарплаты.

После получения денежной суммы каждый работник должен поставить напротив строки со своими инициалами личную подпись. Она является подтверждением того, что гражданин получил заработную плату в том размере, который указан в бланке ведомости.

При этом напротив его фамилии ставится отметка о депонировании оставшейся суммы. В дальнейшем заработная плата выдается в индивидуальном порядке. Что такое депонированная зарплата?

После выдачи зарплаты в итоговой строке указываются сведения об общей и депонированной сумме, если таковая имеется. После этого делаются отметки о документе, на основании которого были произведены выплаты.

Таковым в этом случае является расходный кассовый ордер. Заполненная ведомость передается для проверки в отдел бухгалтерии. При отсутствии ошибок руководитель организации оставляет в платежной форме Т-53 свою подпись.

Все платежные ведомости необходимо регистрировать, для этого можно использовать журнал Т-53а.

Заполнение сроков выплаты через кассу

Денежные средства, которые обналичиваются с целью выдачи заработной платы, имеют определенный срок хранения.

Именно этот промежуток и считается периодом действия платежной ведомости. Точную величину этого времени определяет руководитель компании.

Важно учесть, что существует максимальная длительность хранения денег в кассе. Она не должна превышать 5 суток

Данное правило регламентируется указанием ЦБ, принятым в силу в сентябре 2014 года. В графу “В кассы для оплаты в срок” необходимо ставить дату окончания действия документа.

Что такое депонированная сумма?

Депонированной суммой считается величина денежных средств, оставшихся в кассе после окончания периода выплаты заработной платы.

К примеру, по каким-либо причинам сотрудник не успел получить зарплату в установленные для ее выдачи сроки. В таком случае в ведомости напротив его инициалов ставится соответствующая отметка.

В конце заполнения платежного документа кассиром подводятся итоги, которые включают в себя подсчет общей суммы депонирования, оставшейся в кассе. Эти деньги передаются в банк.

Он оформляется одновременно с закрытием ведомости Т-53. Информация о нем вносится в книгу реестра депонированных сумм.

Оформление исправлений

Внесение корректировок в документ допускается только в случае крайней необходимости. Полностью переоформляется титульный лист — первая часть формы.

Все изменения в обязательном порядке заверяются в бухгалтерии.

Восстанавливаются все подписи, затронутые в ходе исправлений. При необходимости срочных корректировок зачеркивается неверная информация, указывается новая.

После этого исправленную ведомость заверяет директор, кассир и главбух. Ставится дата внесения изменений.

Так выглядит заполненный образец:

Порядок использования унифицированных форм

Для расчета и выплаты зарплаты Постановлением № 1 предусмотрены три формы ведомостей:

• Т-49 — расчетно-платежная;
• Т-51 — расчетная;
• Т-53 — платежная.

Если организация приняла решение использовать для расчета и выплаты зарплаты форму Т-49, то в составлении документов по формам Т-51 и Т-53 нет необходимости. Такой порядок не совсем удобен. Ведь документ содержит сведения о начислениях и выплатах всем сотрудникам, поэтому при получении денег любой работник получает доступ к сведениям о размере оплаты труды всех остальных сотрудников.

В свою очередь, если для начисления оплаты труда используется бланк Т-51«Расчетная ведомость», то для выплаты зарплаты через кассу предприятия необходимо оформить платежную ведомость Т-53. Для оформления выплат безналичным путем оформляются документы в соответствии с требованиями банка, в котором организация открыла зарплатный проект для своих сотрудников.

Внесение изменений в бланк Т-53

Но иногда внутренняя бухгалтерская отчетность имеет нестандартную форму. В этом случае позволяется использовать частичное редактирование образца бланка, когда порядок реквизитов может немного видоизменяться, однако, количество их остается константой.

Внесения изменений в заполненной форме Т-53 нежелательно, вызывая вопросы любой комиссии по бухгалтерской деятельности. Но если такой процедуры не избежать, нужно грамотно оформить исправление при заполнении бланка:

• Зачеркнуть ошибку одной линией.
• Сделать правильную запись сверху зачеркнутой.
• Завизировать исправление подписями кассира, бухгалтера и директора.
• Составить справку, которая объясняет причины исправления.

В противном случае документ будет считаться нелегитимным.

Первичный документ в виде образца бланка зарплатной ведомости по форме Т-53 разработан с возможностью максимально простого использования. Имея возможность заполнять только конечную сумму, получаемую сотрудниками, а также подписи по факту каждого получения, бухгалтер может быстро и точно производить расчеты. Кроме того, суммы, которые необходимо возвратить в кассу вследствие невыдачи их в трехдневный срок, явственно прослеживаются, позволяя произвести нужные операции.

Видеоурок по заполнению зарплатной ведомости в системе 1С:

Срок хранения

Период хранения расчетно-платежной ведомости составляет пять лет при условии, что проводилась проверка.

А в случае, когда отсутствуют лицевые счета, срок хранения ведомости увеличивается до семидесяти пяти лет.

Согласно законодательным нормам о бухгалтерском учете, предприятие должно осуществлять хранение первичной документации, регистров, а также отчетности.

Хранение производится на протяжении периода, указанного  в приказе Минкультуры (от 06.12.2011г.), но не меньше пяти лет.

За время отсчета при этом необходимо брать не дату, когда был составлена ведомость, а первое января следующего года.

Представление о форме Т-53

Вносится размер заработной платы, вознаграждения или компенсации, заполняется  в едином экземпляре за отчетный период. Как правило, это происходит дважды в месяц при начислении аванса сотрудникам, и раз в месяц, если аванс не предусмотрен.

Обязательства по заполнению платежной ведомости возлагаются на бухгалтера, однако заверяется и подписью директора. Поскольку ведомость действительна только 3 дня, ее открытие согласовывают с банком: с опозданием зарплату выдавать не позволяет действующее законодательство. В соответствии с этим документом кассир выдает наличные, закрывает ведомость и передает бухгалтеру.  

Особенности заполнения

В отличие от расчетной ведомости, в платежной ведомости по зарплате указываются суммы без обязательных отчислений.

Образец заполнения бухгалтером бланка ведомости.

Однако:

1. В зависимости от количества наемных работников количество страниц платежной ведомости может изменяться от одной до нескольких, на которых сможет полностью расположиться список сотрудников, получающих заработную плату. Количество листов указывается в специальной строке.
2. Графа «Примечание» часто отводится для номера документа, идентифицирующего личность получателя средств.  Однако такое практикуется только в случае настолько большого штата, что кассир не знаком с получателем средств.
3. В графе «Подпись» каждый сотрудник, получивший наличные, ставит подпись, которая подтверждает эти действия.
4. Если кто-то из сотрудников не получил зарплату в трехдневный срок, вместо подписи сотрудника бухгалтер проставляет пометку «депонировано» и подписывается сам, а деньги передает обратно в кассу. Внизу документа платежной ведомости указано суммы полученных и депонированных средств.
5. Документ подписывает кассир с расшифровкой подписи, проставляя реквизиты расходного кассового ордера. Бухгалтер подписывает после сверки ведомости и кассовых отчетов и проставляет дату проведения проверки.
6. Платежной ведомости присваивается специальный номер регистрации в журнале, который ведется один календарный год. После этого журнал должен сохраняться на протяжении еще 5 лет.

Основания для заполнения документа

Расчетно-платежная ведомость заполняется на основании данных первичного учета. Применяются сведения:

• табельного учета — отработанных лицом в периоде начисления дней или часов;
• приказов о трудоустройстве, дней отсутствия, увольнения;
• показателей выработки при сдельной форме оплаты труда;
• справки-расчета среднего заработка при оплате отпусков;
• расчетов выплат листков нетрудоспособности;
• иных документов, учитывающих показатели труда работников.

Форма применяется при использовании на предприятии наличного вида расчетов с работниками или в качестве дополнения к безналичным перечислениям на карты сотрудников. Например, если сотрудник недавно трудоустроен и его не успели включить в зарплатный проект безналичных расчетов, выдача заработной платы будет производиться только через кассу. В подобном случае используется расчетно-платежная ведомость, оформленная на вновь принятого сотрудника. 

При выдаче через кассу необходимо учитывать лимит и сроки выдачи, утвержденные приказом. К каждой ведомости Т-49 кассир формирует расходный кассовый документ РКО при получении средств и приходный документ ПКО при возврате депонировании сумм.

Для чего заполняется унифицированная форма Т-49?

Унифицированный бланк считается платежным и расчетным. Предназначается он для того, чтобы упростить ведение документооборота (компании, индивидуального предпринимателя). Благодаря форме Т-49 можно заполнять всего одну ведомость вместо целого ряда документов.

ИП и компании, согласно действующим законодательным нормам, могут свободно устанавливать, какими из вышеперечисленных форм ведомостей будут пользоваться.

Бухгалтерия организации, которая решила использовать унифицированную форму Т-49, рассчитывает зарплату на специальном бланке каждый месяц в обычной последовательности на основе исходных сведений, которые необходимы для того, чтобы начислить заработную плату:

• оклада, тарифной ставки;
• табеля, в соответствии с которым учитывается рабочее время;
• документации, которая подтверждает причину отсутствия сотрудника в оплачиваемые промежутки (больничный лист, отпускного приказа, командировки);
• распорядительной документации на дополнительные платежи;
• документации, которая подтверждает выплату денежных средств в счет выполненных начислений.

Чем отличается от Т-51?

Заполнять форму Т-49 требуется, когда из кассы выдается зарплата сотрудникам прямо на руки, то есть наличными.

Вместе с оформлением документа выполняется составление кассового ордера согласно форме под обозначением КО — 2.

Если заработная плата сотрудников перечисляется на банковские карточки, то удобнее заполнить лишь ведомость для расчетов Т-51.

Когда все сотрудники компании или учреждения получают заработную плату на банковскую карточку, желательно применять расчетную форму Т-51.

Если одному или целому рядя сотрудников зарплата выдается кассиром компании наличными, то удобнее заполнять расчетно-платежную форму Т-49, что избавит от необходимости формировать дополнительно платежную ведомость Т-53.

Как заполнить для расчета и выплаты зарплаты?

Расчетный-платежный бланк Т-49 считается сложным документом, в котором содержится двадцать три строчки, которые требуется заполнить соответствующим образом.

В титульном листе унифицированной формы нужно указывать следующие сведения:

•  наименование компании (индивидуального предпринимателя, структурного подразделения (когда таковое отсутствует, устанавливается прочерк) и его организационно-юридическая форма;
• дата, когда заполняется форма;
• ОКПО;
• № документа;
• сумма цифрами и прописью;
• месяц, когда была начислена и выдана зарплата;
• период выдачи заработной платы;
• подпись главы предприятия;
• подпись бухгалтера.

В соответствии с российскими законодательными нормами период хранения денег в кассе для их выдачи работникам составляет пять дней.

В таблице расчетно-платежной формы Т-49 необходимо указывать следующую информацию:

• порядковый №;
• табельный №;
• должность сотрудника;
• тарифная ставка.

Каждая запись должна точно совпадать непосредственно с записями в персональной карте сотрудника (число дней, которые отработаны, в том числе выходные и праздники).

Информация берется из табеля, в котором учитывается рабочее время.

В последнем столбике ведомости в графе под названием «Всего» указывается вся сумма, которая начислена сотруднику.

После того, как будут пересчитаны деньги, сотрудник ставить подпись в ведомости. Выплата зарплаты выполняется в рублях.

Число табличных строчек должно соответствовать числу сотрудников (по строчке на каждого сотрудника).

После таблицы в конце расчетно-платежной ведомости Т-49 выставляются сведения о размере денег, которые были выданы и депонированы.

После заполнения ведомость подписывается бухгалтером, а также кассиром (при этом инициалы обязательно расшифровываются), а заодно выставляется дата и № кассового ордера.

Дата составления

При условии, что выдача зарплаты производится два раза в месяц, дата составления указывается в соответствии с установленными сроками выплаты аванса и зарплаты.

Перед хранением бухгалтер указывает нужные сведения в титульном листке, а заодно в таблице. Затем он подписывает документ. После этого ведомость направляется кассиру.

Перед тем, как выдавать зарплату, форму Т-49 подписывает глава учреждения. Кассир после того, как рассчитается с сотрудниками, вновь передает документ в бухгалтерию.

Там бланк проверяют, о чем вносят в особый журнал запись. Если на предприятии отсутствует кассир, то осуществлять выдачу документа следует бухгалтеру.

Ниже представлен унифицированный документ в двух форматах: word и excel.

Так выглядит образец:

Заполнение формы

Внесение данных в форму производится в обслуживающей программе. Если применяется ручной способ заполнения, начало записи в расчетно-платежную ведомость производится с табличной части документа. В столбцах указывают:

• данные о работнике табельный номер, должность, оклад или ставка, фамилия и инициалы;
• число отработанных дней или часов;
• начисления по видам;
• удержания по видам;
• задолженности, числящиеся за организацией или сотрудником;
• суммы к выдаче на руки.   

Табличная часть содержит столбец, используемый для заполнения работником. Получение суммы лицо удостоверяет подписью, образец которой могут взять при проверке из паспорта. Если денежные средства выдаются по доверенности, подпись ставится доверенным лицом. Документ сдается кассиру и прилагается к ведомости.

При невозможности выдачи средств в указанный ведомостью формы Т-49 срок остаток невыданных сумм депонируется сдается в кассу и на расчетный счет. Запись напротив фамилии и внизу таблицы производит кассир, дополнительно оформляющий реестр депонированных сумм.

Титульная часть включает строки, требующие обязательного заполнения:

• название (полное или краткое) предприятия и структурного подразделения;
• дата выдачи работникам сумм. Сроки для нахождения денежных средств в кассе предприятия устанавливаются приказом в учетной политике;
• сумма, рассчитанная к выдаче (цифрами и прописью);
• номер, дата составления документа и отчетный период, за который были начислены суммы. 

Количество строк табличной части не лимитируется. Используется расчетно-платежная ведомость для постоянных расчетов преимущественно при выплатах работникам предприятий с небольшим штатом.

Данные используются для ведения аналитического учета по заработной плате в разрезе договоров работников. Форма подлежит длительному сроку хранения в связи с использованием данных при начислении пенсий.

Заполняем титульный лист

Расчетную ведомость можно заполнять от руки, а можно в печатной форме, используя ПО. Составляется она отдельно на каждый месяц и состоит из титульного листа и табличной части, в которой, собственно, и отражаются сведения о зарплате. Понять все этапы заполнения поможет наш образец расчетной ведомости по зарплате.

Начинаем заполнение с титульного листа. В нем необходимо прописать:

• наименование организации;
• номер документа и его дату;
• период, за который формируется документ.

Если организация имеет сложную структуру, а численность работников очень велика, то можно заполнять по каждому структурному подразделению отдельную расчетную ведомость. В этом случае необходимо заполнить сведения об отделе организации также в титульном листе.

Выводы

Процесс выдачи зарплаты — важная процедура, которая должна быть оформлена соответствующим образом. При выплате заработанных сумм через кассу, ответственным сотрудником в обязательном порядке заполняется платежная ведомость. В ней отображаются сведения о компании, сотрудниках, размере рассчитанных к выплате средств.

Для избежание недоразумений ведомость хранится в архиве документации компании минимум 5 лет. При отсутствии данных о лицевых счетах сотрудников — 75 лет.

С ведомостью должен ознакомиться каждый гражданин, получающий заработную плату. Также в документе свою подпись оставляет кассир, главбух и директор организации.