Как уследить за всеми и всем: восемь удобных таск-менеджеров для командной работы

Глава 2.1Основные направления деятельности менеджера

Работа менеджера агентской группы строится по следующим направлениям:

– рекрутинг;

– обучение;

– индивидуальная работа с агентом;

– групповая работа;

– работа в поле;

– работа на точке продаж.

Никто кроме вас самих не наберет самых лучших агентов к вам в группу. Никто лучше вас их не обучит. Величайшая иллюзия считать, что придут люди, за две недели пройдут обучение по продуктам, сдадут экзамен, потом ещё неделю пройдут тренинги, снова сдадут экзамен, и будут самыми замечательными профессионалами на свете. Так бывает, конечно, но очень редко. Хороший агент готовится в течение девяти месяцев постоянной еженедельной работы. И работа эта делается, прежде всего, менеджером.

Кратко «пробежимся» по направлениям работы менеджера, а затем разберем каждое из направлений подробно во второй части книги.

Менеджерская работа начинается с рекрутинга агентов в группу.

Рекрутинг начинается с ответа на вопрос: а ЗАЧЕМ менеджеру собственно группа и как она вписывается в его жизненный план?

Ответив себе на этот вопрос, менеджер поймет для чего ему нужна группа и какие агенты ему нужны. Т. е. он отвечает на следующий вопрос рекрутинга – КТО нам нужен? Теперь можно составить список критериев для набора агентов именно данной группы.

Последний вопрос рекрутинга – это вопрос ГДЕ И КАК менеджеру найти агентов?

Основная технология рекрутинга – это «продажа» идеи (неважно, похода с друзьями в кино или профессии страхового агента). Если идея слабая, то с вами даже в кино не пойдут

Среди прочих инструментов поиска агентов мы обсудим, как составляется план рекрутинга, как правильно проводить собеседования с соискателями, «+» и «-» различных групп поиска потенциальных агентов.

Менеджеру стоит также периодически проводить оценку эффективности рекрутинга. Это поможет ему корректировать свои действия по поиску агентов.

После того как мы набрали новичков в группу, их надо обучать.

Про то, как учить все знают все! Но для того чтобы обучение агентов было по-настоящему эффективным менеджеру стоит выполнять ряд правил.

Правило 1. Всегда начинать с того, чтобы определить потребность в обучении группы с точки зрения менеджера. Это поможет правильно поставить цели и получить отдачу от учения, а не выкинуть время и силы в пространство.

Правило 2. Правильно организовать проведение занятий, построив их по принципу: минимум теории – максимум тренингов продаж и практики заполнения (расчетов) стоимости полиса. Постоянно предоставлять возможность быть в качестве учителя всем своим агентам, обязательно принимать зачеты и экзамены самому.

Обучение – это разносторонний процесс. В какой форме проводить то или иное занятие зависит от выбора менеджера в соответствии с темой. Занятие может проводиться в форме семинара, доклада, круглого стола, мозгового штурма и т. д.

Знаете ли вы эти формы? Применяете ли адекватно ситуации, какие-то определенные из них? Знаете ли вы, как и когда нужно применять «мозговой штурм» или тренинг? Какую форму обучения вы выберете, когда нужно найти максимально эффективную стратегию продажи, например продукта «Ресо-Предприниматель»? Что вы сделаете для того, чтобы в обсуждении участвовали все? И т. д.

Правило 3. Для каждого агента иметь план индивидуального развития/ карьерного роста. Так обучение перерастает в коучинг – систему реализации потенциала связки менеджер-агент-группа для получения максимально возможного результата.

Эффективное развитие группы может обеспечить не просто менеджер, а менеджер – внутренний тренер и коуч. Т. е. менеджер, который может тренировать и осуществлять коучинг. Хороший менеджер всегда помнит о необходимости совместного развития всей группы. К тому же, если менеджер сам перестанет постоянно наращивать объемы продаж и развиваться, то рано или поздно агенты зададутся вопросом: зачем им такой руководитель? Если он забросит ежедневную работу с группой по развитию людей и объемов, то даже устоявшаяся команда рискует рассыпаться.

Правило 4. Есть единственная оценка эффективности программ обучения – объем продаж раскрученных продуктов типа КАСКО и ОСАГО, а также других страховых продуктов, направленных на увеличение прибыльности компании.

За владением системой должна стоять высокая ДИНАМИКА роста объема личных/групповых продаж. Бессмысленно заниматься системой, если вы приходите и говорите: «А я работаю выше, чем Рыбкин говорит. У меня в два раза и так продажи за год растут». Значит, владение системой должно вам позволить их увеличить в 3–4 раза. И никак иначе!

Кто такой менеджер проектов

Управление проектами — одна из самых сложных областей работы. В этой профессии нет места скуке. Project manager отвечает за ведение всего проекта посредством инициирования, планирования, исполнения, контроля и завершения.

Менеджеры проектов всегда работают в команде. Чаще всего они общительные и отлично работают в коллективе. На позиции менеджера проекта, ты должен будешь адаптироваться к различным людям, культурам, окружению и ситуациям. Гибкость — это ключ к общению в команде, так как ты будешь строить и контролировать команду.

Чтобы быть хорошим менеджером, ты должен быть лидером команды, коллегой и руководителем одновременно. Ты будешь первым человеком, к которому будет обращается твоя команда, при возникновении проблемы. Они будут рассчитывать, что у тебя есть ответы на все вопросы. Но это то, что делает карьеру проджект менеджера интересной.

Ты будешь иметь дело как с формальным, так и с неформальным взаимодействием. Если ты считаешь, что являешься человеком, который хорошо знает людей со второй встречи с ними, то выбор этой карьеры будет правильным решением для тебя. По сути, менеджеры проектов похожи на психологов. Они точно знают, какие проблемы, желания и ожидания есть у сотрудников и клиентов.

Некоторые из обязанностей в карьере менеджера проекта будут включать в себя: генерация идей, выполнение проекта, подготовка методов коммуникации, поиск решений повторяющихся проблем, мониторинг хода проекта от начала до конца, обеспечение того, чтобы ваша команда действительно добилась результатов, и многое другое. Короче говоря, ты будешь нести ответственность за связь каждого проекта с миром бизнеса и его клиентами.

Ты должен знать, что вся ответственность за успех проекта ложится на твои плечи. Ты будешь нести ответственность за любые ошибки, допущенные вашей командой, или за любые жалобы клиентов. На этой должности ты должен сосредоточится как на точности своей работы, так и на работе своей команды.

Эта профессия всегда меняется и сталкивается с новыми требованиями. Если ты относишься к тому типу людей, которые предпочитают разнообразие, это та работа, которая тебе никогда не надоест. Ты всегда можешь сменить проект, над которым работаешь, команду, с которой  взаимодействуешь, отрасль, в которой участвуешь, и даже процессы и инструменты, чтобы облегчить свою работу. Ни один проект не является таким же. Тем не менее, твой опыт в этой области окажется полезным, когда ты столкнешься с подобными ситуациями и проблемами в будущем

Точно так же твой прошлый опыт будет иметь важное значение для быстрого решения проблем

Цели и задачи менеджмента

Конечная
цель менеджмента – обеспечение прибыльности предприятия, эффективное
использование кадрового потенциала, постоянное преодоление риска при
работе на внутреннем и внешнем рынках (рис. 2.11).

Рисунок № 2.11. Стоит отметить, что основные задачи менеджмента

Основные факторы, влияющие на становление и развитие менеджмента в российской экономике:

• формирование рыночного механизма и сочетание его с государственным регулированием;
• изменения в структуре потребностей
  общества в продукции и услугах, ориентация менеджмента преимущественно
  на удовлетворение потребностей в предметах потребления;
• обострение внутренней конкуренции
  вследствие ограниченности ресурсов и снижения спроса на традиционные
  отечественные продукты и услуги;
• интернационализация конкуренции и связанная с данным принудительная адаптация к международным стандартам;
• усиление социальных и экологических
  требований к деятельности организаций и учреждений, ориентация
  менеджмента на внешние факторы эффективности организаций;
• возрастающая степень комплексности реализуемой продукции и услуг, диверсификация и кооперация организаций;
• профессионализация менеджмента,
  повышение общественной значимости и оценки менеджмента, стремление к
  обучению и повышению профессиональной квалификации.

Задачи и функции менеджера проектов

В зависимости от отрасли, в которой ты работаешь, твои обязанности могут отличаться.

Мы проанализировали более 200 вакансий в LinkedIn по всему миру и составили список наиболее распространенных обязанностей менеджера проекта.

1. Руководить всеми этапами управления проектом.
2. Устанавливать и управлять ожиданиями проекта с внешними и внутренними заинтересованными сторонами (стейкходерами).
3. Координировать и отслеживать различные подпроекты в течение всего жизненного цикла проекта.
4. Разработать подробный план управления проектом для отслеживания прогресса проекта.
5. Наставлять, мотивировать и контролировать членов команды проекта.
6. Развивать профессиональные деловые отношения.
7. Определять общий объем проекта.
8. Расставлять приоритеты по задачам проекта.
9. Создавать и постоянно обновлять проектную документацию.
10. Создавать точные прогнозы по доходам и необходимым ресурсам.
11. Сотрудничать со всеми отделами, чтобы обеспечивать работу в соответствии с их требованиями.
12. Налаживать эффективную коммуникацию.
13. Обеспечивать членов команды всей необходимой информацией.
14. Отслеживать рабочее время и вести точные ежедневные таблицы.
15. Обеспечивать выполнение и проверку выполнения проектных заданий.
16. Согласовывать действия различных команд для поддержания качества результатов работы.
17. Сообщать о проблемах руководству при необходимости.
18. Проводить совещания по статусу проекта, ежедневные отчеты и ретроспективные встречи.
19. Постоянно следить за ходом проекта, рисками и возможностями связанных с ним.
20. Сосредоточиться на удовлетворении потребностей клиентов.
21. Управлять проектами с помощью KPI (ключевые показатели эффективности).
22. Управлять бюджетами и выставлением счетов.
23. Выступать в качестве основного контактного лица заказчика в деятельности по проекту.
24. Давать рекомендации по улучшению проекта.
25. Проводить семинары и тренинги.
26. Обрабатывать отзывы клиентов.
27. Измерять эффективность проекта, используя соответствующие системы, инструменты и методы.
28. Оценивать работу команды.

Проблемы карьеры проджект менеджера

Карьера в управлении проектами не идеальна. Как и у любой другой работы, у нее есть свои недостатки. Реальность такова, что это может быть трудной работой, и ты должен быть подходящим человеком, чтобы делать это и справляться со всеми проблемами. Некоторые руководители могут даже работать в течение долгих напряженных часов, чтобы убедиться, что проект будет реализован согласно графику, и будет выполнен до установленного срока. Более того, не жди, что ты, как руководитель проекта, просто вернешься домой и сможешь легко абстрагироваться от своей работы. Многие руководители отслеживают свои проекты, отвечают на электронные письма и остаются на связи со своей командой даже после работы или в выходные дни.

Если ты работаешь в небольшой компании, в которой ты являешься единственным руководителем проекта, то ты можешь взять на себя все обязанности. Это означает, что тебе нужно будет управлять несколькими проектами сразу и выделять достаточно ежедневного времени для управления в каждом из них. Если ты только начинаешь свою карьеру, это может оказаться для тебя неразрешимой проблемой, поскольку у тебя еще нет необходимых знаний, чтобы соответствующим образом управлять своим временем.

С другой стороны, у тебя может не получиться подобрать проект, над которым ты будешь работать. Это означает, что ты получишь небольшие проекты, с которыми будешь тратить время впустую. Точно так же ты можешь столкнуться с проектом, связанным с областью, которая тебя не интересует. Это будет препятствовать твоему желанию узнать больше и получить полный контроль в этой сфере.

Ответственность, с которой сталкивается руководитель проекта, непроста для всех. Давление, связанное со своевременной реализацией проекта, может быть слишком сильным, если ты не привык к владению подобными полномочиями. Точно так же, если ты не переносишь стрессы, держись подальше от сложных проектов или даже от этой профессии. С другой стороны, будучи проджект менеджером, ты можешь сохранять полный контроль над тем, что происходит в процессе разработки проекта.

Однако правда в том, что ты полностью зависишь от того, чего хотят твои клиенты. Не пойми это неправильно. Ты можешь делать свои собственные предложения, но также ты должен проявлять гибкость в отношении любых изменений, которые может пожелать внести твой клиент в последнюю минуту, не жалуясь на них. Топ-менеджмент часто получает возможность принимать окончательные решения. Это одна из причин, по которой управление проектами так сложно реализовать в компании, где топ-менеджеры и менеджеры проектов обладают одинаковыми полномочиями.

Кроме того, люди не всегда любят проджект менеджеров. Сотрудникам нравятся хорошие менеджеры проектов, потому что они дают подробные и точные задания, внимательны и могут подавать пример. С другой стороны, плохие менеджеры проектов — это те, кто подчеркивает необходимость большого количества мета-работы: слишком много встреч, презентаций, отчетов о состоянии дел и мало фактических возможностей для работы и роста. Другими словами, руководители проектов посвящают себя в достижение ценного результата, а не в процесс разработки.

Есть также проджект менеджеры, которые считают, что проект принадлежит им. Но дело не только в менеджерах проектов. Продакт менеджеры и менеджеры программного обеспечения сталкиваются с одними и теми же проблемами, и правда в том, что любой сотрудник может быть сторонником мета-работы. Неспособность раскрыться своим сотрудникам и выслушать их мнение может только оттолкнуть их. В течение твоей карьеры ты столкнешься с трудными сотрудниками, и тебе будет сложно заставить их понять твою цель.

Чтобы заслужить уважение своей команды и избежать ненужных споров, научись активно прислушиваться к другим, сосредотачиваться на сотрудничестве команды, открыто общаться и стремиться к достижению реальных результатов в проекте, а не только оценивать и документировать. Узнай, как ты можешь стать их наставником, и позаботься о том, чтобы твое руководство было максимально полезным и точным. Никого так не ненавидят, как проджект менеджера, который выбрасывает случайные задачи без точных описаний или требований клиентов. Это может свидетельствовать о том, что ты мало знаешь о предмете или требованиях клиента.

Цени людей и относись к ним с уважением. Никогда не смотри на членов своей команды просто как ресурсы или машины, которые могут мгновенно выполнить любую задачу. Слушай, понимай и приспосабливайся к их собственным потребностям. Если тебе не нравится работать с людьми, и тебе не терпится дождаться, пока коллеги выполнят свои обязанности, возможно, тебе не подойдет эта работа.

Wrike

Продвинутый планировщик задач для командной работы. Позволяет гибко настраивать задачи, производить сложное планирование, следить за загрузкой участников проекта и проводить анализ выполненных задач.

Как работает?

Система предлагает три основных режима работы — обзор событий, тематические папки и отчеты.

Основная работа ведется на вкладке с папками. Структура папок создается по усмотрению пользователя — по проектам, сотрудникам, темам, процессам, включая возможность сделать вложенные папки. Задачи можно отнести к нескольким папкам одновременно.

При создании задач можно не только отметить ответственных и дедлайны, но и выставить задаче повышенный приоритет, обозначить период работы, создать зависимые задачи. Удобная функция — таймер, который запускается вручную и отсчитывает время, потраченное на задачу. Приложенные к задаче файлы можно редактировать прямо в интерфейсе сервиса, сохраняя все версии документа в одном месте. Оставлять комментарии к задаче, как и в Basecamp, можно прямо из своего почтового ящика.

Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом таймлайне — диаграмме Ганта (с отображением времени, необходимого на выполнение каждой задачи, отдельно по каждому сотруднику). На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта, который можно редактировать в этом же окне, не переходя в интерфейс задач.

Глубокие настройки при выставлении задач позволяют формировать подробную аналитику, в которой в том числе отображается, за сколько времени была выполнена задача и насколько эффективным оказался каждый участник.

Сколько стоит?

Бесплатный тариф устанавливает ограничение в пять участников, 2 Гб и закрывает некоторые из перечисленных выше функций. Минимальная платная ставка — 49 долларов в месяц — увеличивает объем хранения файлов до 5 Гб и открывает полный функционал, но по-прежнему ограничивает команду пятью участниками. Самый дешевый тариф для команды более чем из пяти человек — 99 долларов (15 пользователей, 15 Гб).

Язык интерфейса: переведен на русский.Мобильные приложения: iOS, Android.

Владислав Кудинов

Директор бизнес-инкубатора ИТМО, руководитель стартап-школы SumIT, серийный предприниматель

Прежде чем перейти на Wrike, мы много чего перепробовали для организационных задач — пользовались Assemblа, Basecamp, Asana.

Assembla больше подходит для программирования, она заточена под Scrum. В Basecamp неудобно добавлять задачи — у него тогда не было горячих клавиш, нет возможности делать зависимые задачи. Самое быстрое добавление задач и внесение изменений было в сервисе Asana именно благодаря интуитивно понятным горячим клавишам. Также удобно было, что по каждой приходящей задаче можно сразу принять решение — делать ее сейчас или отложить на потом. Но когда задач стало слишком много и их сложность возросла, Asana себя исчерпала.

Wrike был выбран, поскольку позволяет планировать сложные проекты, стратегические долгосрочные задачи. Без диаграммы Ганта, просто списками задач, этого не сделать. В нем можно следить за перегрузками сотрудников, правильно перераспределять усилия. Очень удобно, что можно смотреть зависимости задач — помогает увидеть критически длинные пути и вовремя понять, на что не хватает ресурсов

История финансового менеджмента

Финансовый менеджмент начинает свою историю в США в начале двадцатого века. Изначально он занимался вопросами бюджетирования молодых компаний, позже в эту же сферу вошли инвестиции финансов в новые направления развития, а также проблемы способные привести к банкротству.

Считается, что первый существенный вклад в науку внес Марковиц. В пятидесятых годах прошлого века он разработал портфель инструментов на уровне теории. Через два года тройка ученых Шарп, Линтнер и Моссин на основе разработок Марковица создали метод оценки активов. С его помощью можно сопоставить риски и доходы конкретной организации. Дальнейшие работы в данной области позволили создать ее ряд инструментов, которые помогают проводить оценку ценообразования, рынка и других необходимых сфер бизнеса.

Следующим этапом развития стали разработки Модильяни и Миллера. Они вплотную занялись исследованием строения капитала, а также стоимостью возможных поступлений финансирования. В 1985 году выходит книга «Стоимость капитала», которая становится своего рода рубежом.

«Стоимость капитала» раскрывает теорию портфеля инструментов финансирования и структуру капитала. Упрощенно можно сказать, что книга позволяет получить ответы на вопрос – где взять деньги и куда их грамотно вложить.

Почему необходимо изучать менеджмент?

Попробуем объяснить, почему так важно изучать в настоящее время менеджмент как учебную дисциплину. Предположим, вы работаете во главе собственного предприятия

О чем вы как руководитель считаете в первую очередь? Наверное, о том, как организовать производство и есть ли для этого объективные факторы. Важным вопросом при этом является организация взаимодействия сотрудников для реализации поставленных целей. Вы также думаете о том, как получить максимальную прибыль, заплатить налоги, расплатиться с долгами, какой объем финансовых средств направить на развитие предприятия и, наконец, как распределить прибыль между собственниками и работниками предприятия. Итак, какую роль вы играете, пытаясь найти ответы на все эти сложные вопросы?

Предположим, вы работаете во главе собственного предприятия. О чем вы как руководитель считаете в первую очередь? Наверное, о том, как организовать производство и есть ли для этого объективные факторы. Важным вопросом при этом является организация взаимодействия сотрудников для реализации поставленных целей. Вы также думаете о том, как получить максимальную прибыль, заплатить налоги, расплатиться с долгами, какой объем финансовых средств направить на развитие предприятия и, наконец, как распределить прибыль между собственниками и работниками предприятия. Итак, какую роль вы играете, пытаясь найти ответы на все эти сложные вопросы?

Вы можете быть экономистом, технологом, юристом, конструктором, банкиром… Но, независимо от того, чем занимается ваша фирма (производством, юридическими консультациями, торговлей, посредническими услугами), вы, прежде всего, менеджер, т.е. организатор и вдохновитель всей вашей деятельности как внутри предприятия, так и в его отношениях с внешней средой.

Вы наметили цели, сформировали коллектив единомышленников, который вместе с вами трудится для достижения этих целей, или вам еще предстоит сформировать такой коллектив. При формировании коллектива вы исходите из того, что ваши сотрудники имеют свои собственные цели, которые также необходимо учитывать. Вы производите продукцию, которую необходимо сбывать, это означает, что нужно найти рынки сбыта. Занимаясь сбытом продукции, вы должны думать о том, что делают ваши конкуренты, научиться влиять на них. Одновременно со всем этим вы должны постоянно думать о развитии и совершенствовании работы на вашем предприятии, чтобы вовремя перейти на выпуск новой продукции, реконструировать действующее производство или закрыть его.

Существует ли у вас научная база для решения перечисленных проблем? Наверное, трудно управлять без опыта и знаний, которые должны постоянно обновляться? А как управлять, если опыта и знаний нет вовсе? Вот тут и поможет менеджмент. Он знакомит с современными методами управления и особенностями их применения в условиях различных предприятий, учит использовать свои знания о конкретной экономической ситуации. Менеджеры обязаны оперативно принимать управленческие решения, которые должны быть как эффективными, так и соответствовать действующему законодательству. Менеджмент учит, как организовать четкую работу предприятия, при этом работники должны ясно понимать, что, как и для чего они делают.

Для того, чтобы предприятие могло добиться своих целей, его задачи должны быть скоординированы

Поэтому управление является весьма важной деятельностью. Оно является неотъемлемой частью любой человеческой деятельности, которая в той или иной степени требует координации

В управлении нуждаются не только производство и сервисно-консультационные организации, но и государство, регионы, области, больницы и университеты, церкви и агентства социального обеспечения. Кстати, философы древности считали, что причиной бедственного положения общества, как правило, является отсутствие должного управления либо нарушение старшинства между людьми.

Оценка эффективности финансового менеджмента

Финансовый менеджмент – это работа с деньгами предприятия, соответственно эффективным считается такой вид менеджмента, при котором прибыль и рентабельность предприятия растут.

Оценить эффективность финансового менеджмента можно путем анализа нескольких групп:

• рентабельность и прибыльность компании;
• деловая активность и капиталоотдача;
• рыночная стоимость компании.

Для получения рентабельности и прибыльности компании анализируют несколько показателей:

• насколько эффективно предприятие получает прибыль от своей основной деятельности;
• хватает ли собственного бюджета (без привлечения сторонних капиталов) для осуществления деятельности;
• сопоставляется чистая прибыль к активам на счетах (самый эффективный способ оценки);
• сравнивается прибыль полученная от реализации товара с затратами на ее производство и реализацию;
• сколько каждый рубль приносит прибыли.

Деловая активность и капиталоотдача показывают эффективность использования привлеченных средств и вложенных собственных финансов в другие направления. Оценивается прибыль от этих действий.

Рыночная стоимость компании – это показатель для внешних компаний, например, партнеров. С его помощью сторонние организации могут делать выводы об эффективности деятельности предприятия, а также принимать решения относительно начала совместной деятельности и партнерства.

Основные цели

Персональный менеджмент всегда направлен на достижение конкретной мечты человека. Это может быть ведение индивидуального бизнеса, какой-то проект либо творческое становление. В любом случае от индивида потребуется быть максимально собранным, с головой погрузиться в происходящие изменения. На это способны немногие по той причине, что не все люди готовы принимать на себя ответственность за результат.

Иногда бывает так трудно отказаться от заманчивого предложения поехать куда-то с друзьями и задвинуть работу подальше. Рассмотрим подробнее основные цели, которые могут вести человека вперед, вдохновлять его на новые свершения. Обычно их держит в голове тот предприниматель, который желает стать наиболее известным.