Уничтожение документов

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

    Общество с ограниченнойответственностью "Марс"                          Утверждаю(ООО "Марс")Акт                                     Директор ООО "Марс"Копылов /Г.Д. Копылов/20.01.201010 N 1                               20.01.2010г. КостромаО выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащиххранениюНа основании ______________________________________________________________(название и выходные данные перечня документов с указаниемсроков их хранения)___________________________________________________________________________отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦  Сроки  ¦Примеча- ¦¦п/п¦ дела или¦  даты ¦ описей¦     по     ¦  ед. хр. ¦хранения ¦ние      ¦¦   ¦групповой¦       ¦       ¦номенклатуре¦          ¦  дела   ¦         ¦¦   ¦заголовок¦       ¦       ¦    или     ¦          ¦и номера ¦         ¦¦   ¦   дел   ¦       ¦       ¦ номер дела ¦          ¦статей по¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦  по описи  ¦          ¦ Перечню ¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦ --- --------- ------- ------- ------------ ---------- --------- --------- ¦...¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦   ...   ¦ --- --------- ------- ------- ------------ ---------- --------- --------- ¦ 12¦График   ¦  2008 ¦04/2008¦    04-10   ¦     1    ¦  1 год, ¦         ¦¦   ¦отпусков ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 693 ¦         ¦ --- --------- ------- ------- ------------ ---------- --------- --------- ¦ 13¦Табели   ¦  2004 ¦06/2004¦    06-13   ¦    12    ¦  5 лет, ¦         ¦¦   ¦учета    ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 586 ¦         ¦¦   ¦рабочего ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦¦   ¦времени  ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦ --- --------- ------- ------- ------------ ---------- --------- --------- ¦   ¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦         ¦L--- --------- ------- ------- ------------ ---------- --------- ----------19 (девятнадцать)                     1998 - 2008Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годыНачальник отдела архивации           Пучкина                 /А.И. Пучкина/СогласованоПротокол ЦЭК (ЭК)19.01.2010   18от ---------- N --Документы в количестве 19 (девятнадцать)  ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы вООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от04.02.2010 N 16.Изменения в учетные документы внесены.Начальник отдела архивации                 Пучкина           /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер – прибор для уничтожения бумаг. Шредирование – разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9×50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78×11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись “Изменения в учетные документы внесены” означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе “Примечания” указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек {amp}lt;2{amp}gt; испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

ÐокÑменÑалÑное оÑоÑмление пÑоÑедÑÑÑ

ЭкÑпеÑÑÐ½Ð°Ñ ÐºÐ¾Ð¼Ð¸ÑÑÐ¸Ñ ÑоÑÑавлÑÐµÑ Ð´Ð²Ð° акÑа:

• о вÑделении к ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов Ñ Ð¸ÑÑекÑим ÑÑоком ÑÑанениÑ;
• об ÑниÑÑожении докÑменÑов.

ÐеÑеÑиÑленнÑе докÑменÑÑ Ð´Ð¾Ð»Ð¶Ð½Ñ Ð¿Ð¾Ð´Ð¿Ð¸ÑаÑÑ Ð²Ñе ÑÐ»ÐµÐ½Ñ ÐºÐ¾Ð¼Ð¸ÑÑии и генеÑалÑнÑй диÑекÑÐ¾Ñ ÐºÐ¾Ð¼Ð¿Ð°Ð½Ð¸Ð¸. ÐаÑем Ð¸Ñ Ð·Ð°Ð²ÐµÑÑÑÑ Ð¿ÐµÑаÑÑÑ Ð¾ÑганизаÑии. ÐÐ»Ñ Ñого, ÑÑÐ¾Ð±Ñ Ð²Ð¿Ð¾ÑледÑÑвии конÑÑолиÑÑÑÑие оÑÐ³Ð°Ð½Ñ Ð½Ðµ Ñмогли пÑедÑÑвиÑÑ Ð¿ÑеÑензии к ÑоÑÑавленнÑм акÑам, в Ð½Ð¸Ñ Ð´Ð¾Ð»Ð¶Ð½Ñ ÑодеÑжаÑÑÑÑ ÑледÑÑÑие ÑведениÑ:

• наименование докÑменÑа;
• наименование оÑганизаÑии, Ð¾Ñ Ð¸Ð¼ÐµÐ½Ð¸ коÑоÑой он ÑоÑÑавлен;
• даÑа ÑоÑÑавлениÑ;
• подпиÑи оÑвеÑÑÑвеннÑÑ Ð»Ð¸Ñ Ñ ÑаÑÑиÑÑовкой Ф.Ð.Ð. и должноÑÑи.

Также в акÑе о вÑделении докÑменÑов к ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾Ð»Ð¶ÐµÐ½ ÑодеÑжаÑÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð»Ð½Ñй пеÑеÑÐµÐ½Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов, коÑоÑÑе планиÑÑеÑÑÑ ÑÑилизиÑоваÑÑ. Рнем ÑказÑваÑÑ Ð½Ð°Ð·Ð²Ð°Ð½Ð¸Ðµ докÑменÑа (или гÑÑÐ¿Ð¿Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов), кÑайние даÑÑ Ð¸ ÑÑоки ÑÑанениÑ. ÐÑли ÑкÑпеÑÑиза бÑÑгалÑеÑÑкой докÑменÑаÑии пÑоиÑÑÐ¾Ð´Ð¸Ñ Ð² обоÑобленном подÑазделении оÑганизаÑии (Ñилиале и Ñ.п.) â в акÑе ÑказÑваÑÑ Ð½Ð°Ð·Ð²Ð°Ð½Ð¸Ðµ ÑÑого подÑазделениÑ.

РакÑе об ÑниÑÑожении докÑменÑов необÑодимо оÑобÑазиÑÑ Ð½Ð°Ð¸Ð¼ÐµÐ½Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ðµ гÑÑÐ¿Ð¿Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов (к пÑимеÑÑ, банковÑкие вÑпиÑки, кваÑÑалÑнÑе оÑÑеÑÑ), год, в коÑоÑом они бÑли ÑоÑÑавленÑ, пÑиÑÐ¸Ð½Ñ Ð¸ ÑпоÑоб ликвидаÑии.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Правила уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами :

• уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
• документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
• уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

ФоÑма акÑов

ÐÐºÑ Ð¾ вÑделении докÑменÑаÑии к ÑниÑÑожениÑ

ÐÐºÑ Ð¾ вÑделении докÑменÑаÑии к ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¾Ð±ÑÑно ÑоÑÑавлÑÑÑ Ð¿Ð¾ ÑоÑме, пÑиведенной в ÐÑиложении â к ÐÑÐ¸ÐºÐ°Ð·Ñ ÐинкÑлÑÑÑÑÑ Ð Ð¾ÑÑии â 526. Также ÐºÐ°Ð¶Ð´Ð°Ñ Ð¾ÑганизаÑÐ¸Ñ Ð¸Ð¼ÐµÐµÑ Ð¿Ñаво оÑоÑмлÑÑÑ Ð´Ð°Ð½Ð½Ñй Ð°ÐºÑ Ð¿Ð¾ ÑамоÑÑоÑÑелÑно ÑазÑабоÑÐ°Ð½Ð½Ð¾Ð¼Ñ ÑаблонÑ, не иÑполÑзÑÑ Ð¿Ñи ÑÑом ÑниÑиÑиÑованнÑÑ ÑоÑмÑ.

ÐÑли Ð°ÐºÑ ÑоÑÑавлÑеÑÑÑ Ð² Ñвободной ÑоÑме, в нем обÑзаÑелÑно нÑжно пÑопиÑаÑÑ ÑледÑÑÑие ÑведениÑ:

• наименование докÑменÑа;
• наименование оÑганизаÑии;
• даÑÑ ÑоÑÑавлениÑ;
• наименование и ÑеквизиÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑа, ÑÑавÑего оÑнованием Ð´Ð»Ñ Ð¿ÑÐ¾Ð²ÐµÐ´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¿ÑоÑедÑÑÑ;
• пеÑеÑÐµÐ½Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов, коÑоÑÑе бÑдÑÑ ÑниÑÑоженÑ, и Ð¸Ñ ÐºÐ¾Ð»Ð¸ÑеÑÑво;
• Ф.Ð.Ð. и подпиÑи Ñленов комиÑÑии.

ÐÐºÑ Ð°ÐºÑ Ð²ÑÐ´ÐµÐ»ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑаÑии к ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¿Ð¾ ÑниÑиÑиÑованной ÑоÑме ÑоÑÑÐ¾Ð¸Ñ Ð¸Ð· неÑколÑÐºÐ¸Ñ Ñазделов:

• «Шапка». ÐдеÑÑ Ð½Ñжно ÑказаÑÑ Ð½Ð°Ð¸Ð¼ÐµÐ½Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ðµ ÑÑбÑекÑа ÑозÑйÑÑвованиÑ, Ð½Ð¾Ð¼ÐµÑ Ð°ÐºÑа и даÑÑ ÐµÐ³Ð¾ оÑоÑмлениÑ, Ф.Ð.Ð. и подпиÑÑ ÑÑководиÑелÑ, ÑÑвеÑдивÑего докÑменÑ.
• ÐÑеамбÑла — ÑказÑваÑÑ Ð½Ð°Ð¸Ð¼ÐµÐ½Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ðµ ноÑмаÑивного докÑменÑа, коÑоÑÑй ÑвлÑеÑÑÑ Ð¾Ñнованием Ð´Ð»Ñ Ð¾Ð¿ÑÐµÐ´ÐµÐ»ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑоков ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑаÑии и Ð¸Ñ ÑниÑÑожениÑ.
• ÐÑÐ½Ð¾Ð²Ð½Ð°Ñ ÑаÑÑÑ. Ð ÑÑом Ñазделе ÑледÑÐµÑ Ð¿ÐµÑеÑиÑлиÑÑ Ð½Ð°Ð¸Ð¼ÐµÐ½Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов, оÑобÑаннÑÑ Ð´Ð»Ñ ÑниÑÑожениÑ, и Ð¸Ñ ÐºÐ¾Ð»Ð¸ÑеÑÑво. ÐÐ»Ñ ÑдобÑÑва докÑменÑаÑÐ¸Ñ Ð³ÑÑппиÑÑÑÑ Ð¿Ð¾ ÑÑÑÑкÑÑÑнÑм подÑазделениÑм.
• РезолÑÑÐ¸Ð²Ð½Ð°Ñ ÑаÑÑÑ — обÑее колиÑеÑÑво докÑменÑов, вÑделеннÑÑ Ð´Ð»Ñ ÑÑилизаÑии, Ñ Ñказанием в ÐºÐ°ÐºÐ¸Ñ Ð³Ð¾Ð´Ð°Ñ Ð¾Ð½Ð¸ бÑли изданÑ. Также ÑледÑÐµÑ ÑказаÑÑ ÑпоÑоб ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¸ ÑеквизиÑÑ Ð¿ÑоÑокола заÑÐµÐ´Ð°Ð½Ð¸Ñ ÑкÑпеÑÑной комиÑÑии.
• ÐодпиÑÑ Ð°ÑÑиваÑиÑÑа или иного лиÑа, оÑвеÑÑÑвенного за ÑÑанение докÑменÑаÑии.

ÐÑи ÑоÑÑавлении акÑов ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов ÑÑоки ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑвеÑÑÑÑ Ñ Ð¿ÐµÑеÑнем, ÑÑвеÑжденнÑм ÐÑиказом РоÑаÑÑива Ð¾Ñ 20.12.2019 â 236. ÐеÑеÑÐµÐ½Ñ Ð²ÑÑÑпил в ÑÐ¸Ð»Ñ Ñ 18 ÑевÑÐ°Ð»Ñ 2020 года.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

• Пожар;
• Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
• Наводнение;
• Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных. Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм. Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

• уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
• процесс может сниматься на видеокамеру;
• после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);

• вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
• измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
• по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

• «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
• «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
• «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
• группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
• «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

• составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
• создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
• уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
• сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
• утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

Налоговая ответственность

1. Если документы уничтожены, а их налоговый срок хранения еще не истек, компании грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения в размере 10 000 рублей. За то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 рублей. (п.1 и 2 статьи 120 Налогового кодекса).

2. За необеспечение сохранности документов должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей (ч.1 статьи 15.6 КоАП).

3. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы – с компании будут взысканы налоги плюс штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. (п.3 статьи 120 Налогового кодекса). Налоговики все чаще занижения налоговой базы «подтягивают» под умысел, и выкатывают штраф по этой же статье в размере 40%.

4. За каждый непредставленный документ компания или ИП могут быть привлечены к штрафу в размере 200 рублей ( статья 126 Налогового кодекса).

Но налоговая ответственность в виде штрафов — это не все. Если компания не обеспечила сохранность документов, а у налоговой есть достаточные основания, что есть нарушения и можно взыскать налоги – отсутствие бумаг ревизоров не остановит. Они имеют право исчислить налоги расчетным методом. На основании подп. 7 п. 1 статьи 31 и п. 7 статьи 166 Налогового кодекса. На основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

При этом сумму доходов для расчета налоговой базы компании контролеры соберут очень ловко – по выпискам банка, по данным контрагентов, по вашим электронным следам. Или по аналогии. А вот расходная часть и налоговые вычеты – ваша забота. Поэтому примененный ревизорами расчетный метод – всегда не в пользу компании. И лучше постараться этого избежать. Об этом подробно в статье «Налоговая аналогия: спорный расчетный метод.» 

Гуляет мнение, что если документы утрачены по причине кражи, пожара, наводнения. — налоговики не смогут начислить недоимку. А компания и ее должностные лица могут быть освобождены от ответственности. Мнение ошибочно. Справок МЧС и МВД для обоснования добросовестности и объективного характера уничтожения бумаг точно недостаточно. Докажите, что компания озаботилась восстановлением документов, предприняла меры и получила хоть какие результаты. Суды очень критично относятся к отсутствию усилий по восстановлению документов. И зачастую поддерживают выводы налоговиков, применивших при налоговой проверке расчетный метод.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

• Шредирование – самый популярный и простейший способ
• Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
• Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

• Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
• Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
• Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
• Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Шредеры могут проводить измельчение документов полосами, имеющими ширину 3,9-6 миллиметров, или крошкой с диаметром менее 0,5 миллиметров. Размер бумажных частиц зависит от степени конфиденциальности информации на бумажном носителе.

флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

На предприятии бумаги погружаются в печь, где полностью уничтожаются. После этой процедуры заказчик получает акт утилизации. Такой метод утилизации документов наиболее надежный и конфиденциальный.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

Как корректно проставить день оформления акта?

Для корректного уничтожения документов с истекшими сроками хранения необходимо с максимальной точностью установить последний день, когда они обязательно должны находиться в архиве. Для этого нужно учесть следующие важные моменты:

• по бумагам, оформленным до 2009 года, изъятие и списание возможно только в случае, если соблюден период хранения, утвержденный в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом от 06.10.2000;
• если объект обследования создан, начиная с 2010 года, то максимальные сроки хранения нужно сверять с приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Подобные сложности объясняются тем, что более поздний законодательный акт не имеет обратной силы и начинает действовать на события со дня его вступления в силу. Поэтому приказ № 558 влияет только на документацию, сформированную после 2009 года, а на документы, возникшие ранее, распространяется действие более старого норматива. При этом по целому набору документов максимальные сроки в данных перечнях не совпадают.

Важно учитывать еще один момент при уничтожении документов, срок хранения которых истек. Дата окончания срока хранения должна наступить до 1 января года, в котором составляется соответствующий акт

Так, если документ издан в 2016 году и на его хранение отведено 5 лет, то он не может быть списан ранее 01.01.2022.

ÐаконодаÑелÑÐ½Ð°Ñ Ð±Ð°Ð·Ð°

 ÐоÑÑдок ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¸ ÑниÑÑÐ¾Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð±ÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов Ñ Ð¸ÑÑекÑим ÑÑоком ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑегламенÑиÑÑеÑÑÑ, в ÑаÑÑноÑÑи:

• Ðаконом Ð¾Ñ 22.10.2004 â 125-ФР«Ðб аÑÑивном деле в РФ».
• «Ðоложением о докÑменÑÐ°Ñ Ð¸ докÑменÑообоÑоÑе в бÑÑÑÑеÑе» (ÑÑв. ÐинÑином СССР 29.07.1983 â 105).
• ÐÑиказом ÐинкÑлÑÑÑÑÑ Ð Ð¾ÑÑии Ð¾Ñ 25.08.2010 â 558 о пеÑеÑне аÑÑивнÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов и ÑÑÐ¾ÐºÐ°Ñ Ð¸Ñ ÑÑанениÑ.

ÐÑвеÑÑÑвенноÑÑÑ Ð·Ð° неÑоблÑдение поÑÑдка ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑаÑии пÑедÑÑмоÑÑена в Ñ.Ñ.:

• ÑÑаÑÑÑми 13.20 (наÑÑÑение пÑавил ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¸ иÑполÑÐ·Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ñ Ð°ÑÑивнÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов) и 15.11 (оÑÑÑÑÑÑвие пеÑвиÑнÑÑ Ð±ÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов) ÐоÐРРФ,
• ÑÑ. 120 ÐРРФ (гÑÑбое наÑÑÑение ÑÑеÑа, в Ñ.Ñ. оÑÑÑÑÑÑвие «пеÑвиÑки» и ÑÑеÑнÑÑ ÑегиÑÑÑов).

СÑоки ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов бÑÑгалÑеÑии ÑегÑлиÑÑÑÑÑÑ ÐалоговÑм кодекÑом РФ и законом â 402-ФР«РбÑÑгалÑеÑÑком ÑÑеÑе», а Ñакже оÑÑаÑлевÑми ноÑмаÑивнÑми акÑами. ÐÑли ÑÑоки, ÑказаннÑе в ÑазнÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑаÑ, оÑлиÑаÑÑÑÑ â ÑледÑÐµÑ ÑÑководÑÑвоваÑÑÑÑ Ñем докÑменÑом, коÑоÑÑй ÑÑÑÐ°Ð½Ð°Ð²Ð»Ð¸Ð²Ð°ÐµÑ Ð±Ð¾Ð»ÐµÐµ длиÑелÑнÑй пеÑиод ÑÑанениÑ.

ÐÑÑиÑление ÑÑоков ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑаÑии наÑинаÑÑ Ñ 1 ÑнваÑÑ Ñого года, коÑоÑÑй наÑÑÑпил за годом оконÑÐ°Ð½Ð¸Ñ Ð¸Ñ Ð´ÐµÐ»Ð¾Ð¿ÑоизводÑÑва. Ð ÑÐ¾Ð¼Ñ Ð¶Ðµ нÑжно ÑÑиÑÑваÑÑ, ÑÑо ÑозданнÑе не позднее 2009 года докÑменÑÑ ÑÑилизиÑоваÑÑ Ð¼Ð¾Ð¶Ð½Ð¾, еÑли иÑÑек ÑÑок ÑÑанениÑ, ÑказаннÑй в «ÐеÑеÑне ÑиповÑÑ ÑпÑавленÑеÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑовâ¦Â», ÑÑв. РоÑаÑÑивом 06.10.2000. ЧÑо каÑаеÑÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов, оÑоÑмленнÑÑ Ð¿Ð¾Ñле 2009 г., ÑÑоки Ð¸Ñ ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¾Ð¿ÑеделÑÑÑ Ð¿Ð¾ ÐеÑеÑнÑ, ÑÑв. пÑиказом ÐинкÑлÑÑÑÑÑ Ð¾Ñ 25.08.2010 â 558. Ðе ÑÑÐ¾Ð¸Ñ ÑниÑÑожаÑÑ Ð±ÑÑгалÑеÑÑкие докÑменÑÑ Ñ Ð¸ÑÑекÑим ÑÑоком ÑÑанениÑ, но оÑноÑÑÑиеÑÑ Ðº пеÑиодÑ, коÑоÑÑй еÑе не бÑл пÑовеÑен налоговиками.

Ð¥Ñанение докÑменÑов оÑганизаÑÐ¸Ñ Ð¼Ð¾Ð¶ÐµÑ Ð¾ÑганизоваÑÑ ÑамоÑÑоÑÑелÑно, Ñакже можно пеÑедаÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑÑ Ð² ÑпеÑиализиÑованнÑй аÑÑив.

Физическое уничтожение документов

Процедура может производиться сотрудниками организации или специальными компаниями, ликвидирующими носители по всем правилам безопасности. Существует несколько методов осуществления этой операции.

Шредирование бумаг

Шредер — прибор, предназначенный для утилизирования бумаг. Стандартная машина оборудована контейнером, вмещающим 13−300 литров. В прибор можно загружать одновременно 7−85 листов до 45 см шириной.

Измельчители бумаги подразделяются на несколько групп:

1. Персональные. Предназначены для переработки отдельных листов. Эксплуатируются в домашних условиях или в личном кабинете.
2. Офисные. Включены в категорию офисной техники и могут использоваться всем коллективом. Обладают большей производительностью по сравнению с индивидуальными приборами. Способны перемалывать документы, скрепленные металлическими скобами.
3. Архивные. Самые мощные шредеры из офисного класса. Применяются для измельчения бумаг в крупных компаниях. Справляются с большинством используемых для архивации материалов.
4. Промышленные. Дорогостоящие крупногабаритные механизмы, применяемые специалистами по переработке мусора.

Величина бумажных обрезков у разных моделей шредера отличается. Существует несколько уровней секретности:

1. Бумаги, находящиеся в общем доступе, разрезаются на полоски шириной 12 мм.
2. Офисная документация разделяется на кусочки шириной 6 мм.
3. Серьезные документы, касающиеся работы компании, режутся на полосы по 2 мм, в некоторых случаях разделяются и поперек.
4. Содержащие секретные данные носители делятся на кусочки размером не более 2 мм в длину и 15 мм в ширину.
5. Сверхсекретная документация должна быть разрезана на части длиной 0,8 мм и шириной 13 мм.

Стоимость офисной техники, способной разрезать листы в двух направлениях и поддерживать высокую производительность в течение всего срока службы, составляет 140−180 тыс. руб. Промышленные ликвидаторы бумажных отходов, через которые можно пропускать 1−2 тонны листов в час, стоят 400−500 тыс. руб.

Обработка реагентами и сжигание

Обработка реагентами — один из самых затратных методов. Используется для особо секретных документов, подвергнутых шредированию. После контакта с реагентом обрезки превращаются в однородную массу.

Сжиганием утилизируются секретные документы. Сжигание отходов на открытом воздухе неприемлемо по следующим причинам:

• вредное воздействие на окружающую среду и дыхательные пути находящихся поблизости людей;
• при частичном прогорании возможна утечка ценной информации;
• за несанкционированное разведение огня на организацию могут быть наложены крупные штрафы.

По закону уничтожение документации путем сжигания может производиться только в высокотемпературных печах. Такие приспособления есть в специализированных организациях. Кроме бумажных листов, можно сжигать пластик и магнитофонную ленту. Отходы помещаются в контейнеры, опечатываются и на основании договора хранения транспортируются на предприятие для термической переработки. Осуществление сжигания подтверждается составленным актом.