Сроки хранения документов

Срок хранения бухгалтерской документации

Согласно части 1 статьи 29 Закона сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица ниже это наглядно демонстрирует:

Категория документа Продолжительность, лет
Первичные учетные 5
Регистры бухучета 5
Годовая отчетность бессрочно
Квартальная отчетность 5
Месячная отчетность 1

Аналогичные сроки действуют для электронных документов, подлинность которых подтверждает цифровая подпись. Уничтожать их запрещено в течение 5 лет с момента их последнего использования для отчетности.

ПРИМЕР
ООО «Гуру» занимается реализацией минеральной воды на протяжении 4,5 лет. Главный бухгалтер В.П. Коновалов, которому было поручено систематизировать документы, собрал материалы от бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам. На основании полученной информации была создана таблица со сроками хранения документов бухгалтерского учета в фирме «Гуру». Часть из них представлена ниже:

Тип документа Продолжительность хранения, лет
Акты выполненных работ 5
Первичные документы и план счетов 5
Реестр с информацией о доходах физических лиц 75
Табели и журналы, учитывающие рабочее время 5 (при обычных условиях труда, иначе – 75)
Трудовые соглашения 75

Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации

Бухгалтерские документы компании могут запросить такие органы, как: ФНС, ФСС, ПФР и трудовая инспекция. Если документы не будут предоставлены вовремя, то, как организации, так и ответственному лицу будет грозить штраф. Чтобы избежать подобных мер, необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы, где их хранить, в каких архивах.

Если по каким-либо причинам документы в ФНС не предоставлены, то за каждый документ организацию оштрафуют на двести рублей, а должностное лицо – на сумму от трехсот до пятисот рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ соответственно).

В случае непредставления документов в ФСС или ПФР организация также будет оштрафована на 200 рублей, а должностное лицо – на 300-500 рублей за каждый документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ, ч. 3,4 ст. 15.33 КоАП РФ).

Если документы не были предоставлены трудовой инспекции, организации придется заплатить штраф от 30 до 50 тыс. рублей, должностному лицу – 1000-5000 рублей.

Полезные материалы

  • Хранение документов
  • Хранение бухгалтерских документов
  • Оперативное хранение документов
  • Депозитарное хранение документов
  • Внеофисное хранение документов
  • Хранение кадровой документации

Поделиться в соц. сетях:

Сроки хранения бухгалтерских документов

Компании, фирмы, индивидуальные предприниматели не имеют права уничтожать документацию раньше времени. Даже если отпала надобность. Сроки хранения обозначены законодательством. Они указаны в налоговом кодексе, перечне Росархива, регламентируются законами №125-Ф3, 402-Ф3.

Сроки хранения любых бухгалтерских документов не менее 5-6 лет, некоторые виды требуют постоянной сохранности. Согласно закону она составляет минимум 10 лет со дня окончания функционирования компании.

Соблюдаете ли вы правила хранения документов?

ДаНет

В организации

Законодательство регулярно вносит поправки. 2020 год не стал исключением. Изменения произошли как в большую, так и в меньшую сторону. Каждый бухгалтер должен за ними следить. Для удобства восприятия информации данные внесены в таблицу.

Наименование документов Сроки, лет
Налоговые декларации, отчеты по взносам, сборам 6
Счет-фактура 5
Графики отпусков 3
Годовые отчеты постоянно
Аудиторские проверки 5
Учетная политика 5
Первичка любого типа 5
Разрешения ИФНС письменного вида 6
Акты взысканий 3
Акты по недостачам, кражам 10

В бухгалтерии

Продолжительность хранения первичной бухгалтерской документации с января 2020 не менее пяти лет. При этом не учитывается учетный год. Следовательно, составленные в январе или феврале бумаги пролежат почти семь лет.

Документы по ведению и организации учета также следует хранить минимум 60 месяцев после истечения отчетного года. Они оставляются в бухгалтерии.

Электронных

Многих людей интересует, какой срок хранения у электронных первичных документов. Ответ прост — он соответствует общим нормам.

Цифровая форма бухгалтерской документации не меняет значимость, действие, срок годности. Отличается лишь материал носителя.

Документы ООО

Обществам с ограниченной ответственностью необходимо сохранять документацию согласно установленному законом порядку. Минимальный срок 60 месяцев после окончания отчетности. Некоторые акты, договора требуют бессрочного, постоянного сохранения. Оно составляет минимум 10 лет.

Особенности хранения бухгалтерских документов

Основные виды:

  • кадровые;
  • первичные бумаги по бухучету;
  • корпоративные;
  • кассовые.

Хранение в течение всего срока осуществляют самостоятельно. Иногда заключаются договора с государственными, частными архивными организациями.

До 60 месяцев:

  • судебные акты;
  • отчеты независимой оценки;
  • бухгалтерский учет общества.

Постоянно:

  • договор учреждения общества, соглашения;
  • протоколы собраний;
  • свидетельство гос. регистрации;
  • списки участников.

Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации?

Для всех видов бухгалтерской документации строго прописаны сроки, в течение которых организация обязана их хранить. Они регламентируются следующими нормативными актами:

  • Налоговым кодексом РФ;
  • Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральным законом от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
  • Письмами Министерства финансов России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270 (О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли), от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278 (Налоговый учет: хранение документов, подтверждающих объем понесенного убытка) и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104 (О сроках хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов);
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов. Компании вправе создавать собственные архивы. Используются специальные помещения, закрывающиеся шкафы. Ответственность ложится на главного бухгалтера. Либо уполномоченное лицо.

Обработанная первичка должна храниться в конкретном хронологическом порядке, обязательно переплетаться.

Потерянная медицинская справка или квитанция об оплате может оставить неприятности. Только судить человека за это не будут. Штраф тоже никто не выпишет. Придется заново посетить медицинское учреждение, редко доходит до повторной оплаты коммуналки.

Потеря, преждевременное уничтожение бухгалтерских документов сулит огромные проблемы. Придется общаться с налоговой инспекцией, объясняться перед другими органами. Рекомендуем внимательно относиться к хранению. Зачастую организации выделяют под это отдельные помещения. Необязательно закупать мебель. Иногда используют простейшие стеллажи, ящики Икеа, коробки Леруа Мерлен.

Предыдущая
РазноеКак и где правильно хранить украшения дома
Следующая
РазноеОсобенности хранения оружия дома

Ðак ÑÑаниÑÑ Ð±ÑÑгалÑеÑÑкие докÑменÑÑ

Ðела вÑеменного ÑÑанениÑ, Ñ ÐºÐ¾ÑоÑÑÑ Ð²ÑÐµÐ¼Ñ ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑоÑÑавлÑÐµÑ Ð¼ÐµÐ½ÑÑе 10 леÑ, обÑÑно не оÑдаÑÑ Ð² аÑÑив бÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов пÑедпÑиÑÑиÑ. Ðак пÑавило, они оÑÑаÑÑÑÑ Ð² ÑÑÑÑкÑÑÑнÑÑ Ð¿Ð¾Ð´ÑазделениÑÑ Ð¾ÑганизаÑии, и как ÑолÑко ÑÑоки давноÑÑи бÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов иÑÑекаÑÑ, ÑниÑÑожаÑÑÑÑ. РобÑзаÑелÑном поÑÑдке в ÑÑанение аÑÑива оÑганизаÑии пеÑедаÑÑÑÑ Ð±ÑÑгалÑеÑÑкие докÑменÑÑ Ð±ÐµÑÑÑоÑного (поÑÑоÑнного) и длиÑелÑного ÑÑанениÑ, коÑоÑое пÑевÑÑÐ°ÐµÑ 10 леÑ.

ÐÑганизаÑии обÑÐ·Ð°Ð½Ñ ÑоблÑдаÑÑ Ð¿Ð¾ÑÑдок ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð±ÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов, обеÑпеÑиваÑÑ ÑоÑÑанноÑÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов в ÑеÑение ÑÑÑановленнÑÑ Ð·Ð°ÐºÐ¾Ð½Ð¾Ð´Ð°ÑелÑÑÑвом ÑÑоков. СоглаÑно законодаÑелÑÑÑвÑ, ÑобÑÑвеннÑе аÑÑÐ¸Ð²Ñ Ð¾Ð±ÑÐ·Ð°Ð½Ñ ÑоздаваÑÑ ÑолÑко гоÑÑдаÑÑÑвеннÑе оÑганÑ, оÑÐ³Ð°Ð½Ñ Ð¼ÐµÑÑного ÑамоÑпÑÐ°Ð²Ð»ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¼ÑниÑипалÑного Ñайона, гоÑодÑкого окÑÑга и внÑÑÑигоÑодÑкого Ñайона.

СоглаÑно законодаÑелÑÑÑвÑ, Ñоздание ÑобÑÑвенного аÑÑива Ð´Ð»Ñ ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов ÑвлÑеÑÑÑ Ð¿Ñавом, а не обÑзанноÑÑÑÑ ÐºÐ¾Ð¼Ð¿Ð°Ð½Ð¸Ð¸. ÐоÑÑÐ¾Ð¼Ñ ÐµÑли Ñ Ð¿ÑедпÑиÑÑÐ¸Ñ Ð½ÐµÑ ÑобÑÑвенного аÑÑива, Ñо возможно заклÑÑиÑÑ Ð´Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾Ñ Ð¾ ÑÑанении докÑменÑов Ñ Ð³Ð¾ÑÑдаÑÑÑвеннÑм мÑниÑипалÑнÑм аÑÑивом. ÐÑганизаÑÐ¸Ñ Ð¸Ð¼ÐµÐµÑ Ð¿Ñаво вÑбÑаÑÑ Ð´Ð»Ñ ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÐ²Ð¾Ð¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов лÑбой гоÑÑдаÑÑÑвеннÑй или мÑниÑипалÑнÑй аÑÑив, а Ñакже мÑзей или библиоÑекÑ. ÐÑи ÑÑом ÑелеÑообÑазно заклÑÑаÑÑ Ð´Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾Ñ Ñ Ð°ÑÑивом, наÑодÑÑимÑÑ Ð¿Ð¾ меÑÑÑ ÑакÑиÑеÑкого наÑÐ¾Ð¶Ð´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¾ÑганизаÑии.

СколÑко нÑжно ÑÑаниÑÑ Ð±ÑÑгалÑеÑÑкие докÑменÑÑ?

Ðо обÑÐµÐ¼Ñ Ð¿ÑÐ°Ð²Ð¸Ð»Ñ ÑÑок ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð±ÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов ÑоÑÑавлÑÐµÑ 5 леÑ, однако оÑделÑнÑе докÑменÑÑ Ð½ÐµÐ¾Ð±Ñодимо ÑÑаниÑÑ Ð² ÑеÑение болÑÑего вÑемени или поÑÑоÑнно. СÑоки ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð±ÑÑгалÑеÑÑкой докÑменÑаÑии ÑÑÑÐ°Ð½Ð¾Ð²Ð»ÐµÐ½Ñ Ð² Ðалоговом кодекÑе РФ, ФедеÑалÑном законе Ð¾Ñ 6 декабÑÑ 2011 г. â 402-ФÐ, а Ñакже в пеÑеÑне, ÑÑвеÑжденном пÑиказом ÐинкÑлÑÑÑÑÑ Ð Ð¾ÑÑии Ð¾Ñ 25 авгÑÑÑа 2010 г. â 558. Ðедение бÑÑгалÑеÑÑкого ÑÑеÑа и ÑÑанение докÑменÑов Ð´Ð¾Ð»Ð¶Ð½Ñ Ð±ÑÑÑ Ð¾ÑÐ³Ð°Ð½Ð¸Ð·Ð¾Ð²Ð°Ð½Ñ ÑÑководиÑелем пÑедпÑиÑÑиÑ.

Так, ÑоглаÑно ÐÐ°Ð»Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾Ð¼Ñ ÐºÐ¾Ð´ÐµÐºÑÑ, налогоплаÑелÑÑик не менее ÑеÑÑÑÐµÑ Ð»ÐµÑ Ð´Ð¾Ð»Ð¶ÐµÐ½ обеÑпеÑиваÑÑ ÑÑанение бÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов и даннÑÑ Ð½Ð°Ð»Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾Ð³Ð¾ ÑÑеÑа, коÑоÑÑе необÑÐ¾Ð´Ð¸Ð¼Ñ Ð´Ð»Ñ ÑаÑÑеÑа и оплаÑÑ Ð½Ð°Ð»Ð¾Ð³Ð¾Ð², а Ñакже докÑменÑов, коÑоÑÑе ÑвлÑÑÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð´ÑвеÑждением оплаÑÑ Ð½Ð°Ð»Ð¾Ð³Ð¾Ð², понеÑеннÑÑ ÑаÑÑодов и полÑÑеннÑÑ Ð´Ð¾Ñодов. Ðднако иной поÑÑдок пÑедÑÑмоÑÑен, напÑимеÑ, Ð´Ð»Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов, коÑоÑÑе подÑвеÑждаÑÑ Ð¿Ð¾Ð»ÑÑеннÑй компанией ÑбÑÑок. ÐодÑвеÑждаÑÑие докÑменÑÑ Ð² данном ÑлÑÑае необÑодимо ÑоÑÑанÑÑÑ Ð² ÑеÑение вÑего вÑемени, пока ÑÑмма ÑбÑÑка не бÑÐ´ÐµÑ Ð¿Ð¾Ð»Ð½Ð¾ÑÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð³Ð°Ñена.

ÐеÑеÑенÑ, ÑÑвеÑжденнÑй пÑиказом ÐинкÑлÑÑÑÑÑ Ð Ð¾ÑÑии Ð¾Ñ 25 авгÑÑÑа 2010 года, ÑодеÑÐ¶Ð¸Ñ ÑиповÑе аÑÑивнÑе докÑменÑÑ, а Ñакже ÑÑоки, в ÑеÑение коÑоÑÑÑ Ð¸Ñ ÑÑÐ¾Ð¸Ñ ÑÑаниÑÑ. Ð ÑаблиÑе Ð²Ñ Ð¼Ð¾Ð¶ÐµÑе поÑмоÑÑеÑÑ ÑÑоки ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð±ÑÑгалÑеÑÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов в оÑганизаÑии. ÐÑе докÑменÑÑ ÑаÑпÑÐµÐ´ÐµÐ»ÐµÐ½Ñ Ð¿Ð¾ Ñазделам. Так, в Ñазделе 4 «УÑÐµÑ Ð¸ оÑÑеÑноÑÑÑ» можно поÑмоÑÑеÑÑ ÑколÑко Ð»ÐµÑ ÑÑанÑÑÑÑ Ð±ÑÑгалÑеÑÑкие докÑменÑÑ: напÑимеÑ, докÑменÑÑ Ð¿Ð¾ Ð»Ð¸Ð·Ð¸Ð½Ð³Ñ Ð¸Ð¼ÑÑеÑÑва компании Ð´Ð¾Ð»Ð¶Ð½Ñ ÑÑаниÑÑÑ Ð±ÐµÑÑÑоÑно (поÑÑоÑнно), а пеÑепиÑка, в коÑоÑой ÑодеÑжиÑÑÑ Ð¸Ð½ÑоÑмаÑÐ¸Ñ Ð¿Ð¾ Ð¾ÐºÐ°Ð·Ð°Ð½Ð¸Ñ Ð¿Ð»Ð°ÑнÑÑ ÑÑлÑг, должна ÑÑаниÑÑÑÑ 5 леÑ. РподÑазделе 4.1 «ÐÑÑгалÑеÑÑкий ÑÑÐµÑ Ð¸ оÑÑеÑноÑÑÑ» можно поÑмоÑÑеÑÑ Ñакже ÑÑоки ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð°Ð½Ð°Ð»Ð¸ÑиÑеÑÐºÐ¸Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов к бÑÑгалÑеÑÑкой оÑÑеÑноÑÑи, докÑменÑов ÑÑеÑной полиÑики и дÑÑгиÑ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector