Оформление личного дела работника

Введение новых сведений и правила учета документов

Личное дело сотрудника – конфиденциальная информация, доступ к которой имеет лишь ограниченное число лиц. Внесение корректив в этот документ допускается лишь теми лицами, что имеют соответствующие полномочия, полученные от руководителя компании. При отсутствии должностного лица, занимающегося ведением личных документов, назначается временный исполнитель.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы

Далее нужно затронуть вопрос о порядке исправлений неточностей и ошибок. Неправильная информация должна быть перечеркнута одной ровной линией. Новые сведения указываются чуть выше зачеркнутых слов. При внесении корректив необходимо сделать отметку, со ссылкой на основания для внесения дополнений и поправок.

Также следует отдельно рассмотреть порядок учета и регистрации подобных документов. Правила учета фиксируются в соответствующем приказе, издающемся руководителем компании. На основании распоряжения руководителя компании подготавливается специальный журнал, где будут фиксироваться отметки о полученных документах. В данном журнале фиксируется номер, присваиваемый каждому персональному делу. Эта же отметка ставится и на самом документе. Журнал внутреннего учета должен в обязательном порядке содержать краткую выдержку из персонального досье тружеников компании.

Хранение личного дела

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, которые содержат личные дела, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

• На полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных.
• На свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
• На определение своих представителей для защиты своих персональных данных.
• На доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору.
• На требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства.
• При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
• Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
• На требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
• На обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

ÐпиÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов в лиÑном деле ÑабоÑника: бланк

ÐоÑколÑÐºÑ Ð·Ð°ÐºÐ¾Ð½Ð¾Ð´Ð°ÑелÑнÑе акÑÑ Ð½Ðµ обÑзÑваÑÑ ÑабоÑодаÑелей веÑÑи Ñакой докÑменÑ, как опиÑÑ Ð² лиÑное дело, бланк Ð¼Ð¾Ð¶ÐµÑ Ð±ÑÑÑ ÑазÑабоÑан ими ÑамоÑÑоÑÑелÑно. Ðибо можно иÑполÑзоваÑÑ Ð±Ð»Ð°Ð½Ðº, коÑоÑÑй наÑодиÑÑÑ Ð² ÐÑиложении 10 к ÐÑавилам ÑабоÑÑ Ð°ÑÑивов.

Рнее запиÑÑваеÑÑÑ ÑледÑÑÑÐ°Ñ Ð¸Ð½ÑоÑмаÑиÑ:

• ÐÐ¾Ð¼ÐµÑ Ð¿Ð¾ поÑÑдкÑ;
• ÐÐ½Ð´ÐµÐºÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑа, его можно взÑÑÑ Ð² номенклаÑÑÑе дел. ÐаннÑй ÑÐµÐºÐ²Ð¸Ð·Ð¸Ñ Ð½Ðµ обÑзаÑелен Ð´Ð»Ñ Ð±Ñмаг обÑÑнÑÑ Ð¾ÑганизаÑий, поÑÑÐ¾Ð¼Ñ Ð² ÑамоÑÑоÑÑелÑно ÑазÑабоÑанном обÑазÑе Ð´Ð°Ð½Ð½Ð°Ñ ÐºÐ¾Ð»Ð¾Ð½ÐºÐ° Ð¼Ð¾Ð¶ÐµÑ Ð¾ÑÑÑÑÑÑвоваÑÑ;
• ÐаÑа докÑменÑа, ÑказÑваÑÑ ÑÑ Ð´Ð°ÑÑ, когда он попал в лиÑное дело;
• Ðазвание докÑменÑа;
• ÐомеÑа лиÑÑов. ÐдеÑÑ ÑказÑваеÑÑÑ, какой лиÑÑ Ð·Ð°Ð½Ð¸Ð¼Ð°ÐµÑ Ñа или Ð¸Ð½Ð°Ñ Ð±Ñмага в деле. ÐапÑимеÑ, ÐºÐ¾Ð¿Ð¸Ñ Ð´Ð¸Ð¿Ð»Ð¾Ð¼Ð° — лиÑÑ 1, ÐºÐ¾Ð¿Ð¸Ñ Ð¿Ð°ÑпоÑÑа — лиÑÑÑ 2-4, ÐºÐ¾Ð¿Ð¸Ñ Ð¿Ñиказа о ÑаÑÑоÑжении договоÑа — лиÑÑ 5 и Ñ.д.
• ÐÑимеÑание. Ð ÑÑой колонке ÑÑавÑÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð¼ÐµÑки об оÑобенноÑÑÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑа (ÑÑок медкомиÑÑии иÑÑÐµÐºÐ°ÐµÑ Ð² 2018 годÑ) или о его пеÑедвижениÑÑ (лиÑÐ½Ð°Ñ ÐºÐ°ÑÑоÑка Т-2 изÑÑÑа Ð´Ð»Ñ Ð¿ÑовеÑки).
• РконÑе ÑказÑваеÑÑÑ Ð¾Ð±Ñее колиÑеÑÑво бÑмаг (по Ð¸Ñ Ð½Ð°Ð¸Ð¼ÐµÐ½Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ñм) и ÑколÑко лиÑÑов наÑодиÑÑÑ Ð² деле.

ÐаконÑÐµÐ½Ð½Ð°Ñ Ð¾Ð¿Ð¸ÑÑ Ð·Ð°Ð²ÐµÑÑеÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð´Ð¿Ð¸ÑÑÑ ÑоÑÑавивÑего его ÑоÑÑÑдника, в оÑделÑнÑÑ ÑлÑÑаÑÑ, Ñакже пÑоÑÑавлÑеÑÑÑ Ð³ÑÐ¸Ñ ÑÑвеÑÐ¶Ð´ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑководÑÑва.

ЧÑо должно лежаÑÑ Ð² лиÑном деле ÑоÑÑÑдника, кÑоме пеÑÑоналÑнÑÑ Ñведений

ÐолиÑеÑÑво докÑменÑов, каÑаÑÑиÑÑÑ ÑÑÑдовой деÑÑелÑноÑÑи пеÑÑонала, неогÑаниÑенно и Ð¼Ð¾Ð¶ÐµÑ ÑоÑÑавлÑÑÑ Ð½ÐµÑколÑко деÑÑÑков лиÑÑов. ÐÐ»Ñ Ð±ÑÑÑÑого полÑÑÐµÐ½Ð¸Ñ Ñведений в ÑоÑÑав лиÑного дела ÑабоÑника в 2017 г. можно вклÑÑиÑÑ Ð»Ð¸ÑнÑÑ ÐºÐ°ÑÑоÑÐºÑ (Т-2 Ð´Ð»Ñ ÐºÐ¾Ð¼Ð¼ÐµÑÑеÑÐºÐ¸Ñ Ð¿ÑедпÑиÑÑий) или лиÑнÑй лиÑÑок по ÑÑеÑÑ ÐºÐ°Ð´Ñов.

ФоÑма Т-2 ÑÑÑановлена ÐоÑкомÑÑаÑом, но пÑедпÑиÑÑиÑм пÑедоÑÑавлено пÑаво ÑамоÑÑоÑÑелÑной ÑазÑабоÑки докÑменÑа. Ðо ÑниÑиÑиÑÐ¾Ð²Ð°Ð½Ð½Ð¾Ð¼Ñ ÑоÑмаÑÑ ÐºÐ°ÑÑоÑка ÑодеÑÐ¶Ð¸Ñ Ð²Ñе ÑведениÑ, необÑодимÑе Ð´Ð»Ñ Ð¿Ð¾Ð»Ð½Ð¾Ð³Ð¾ Ð¾Ð·Ð½Ð°ÐºÐ¾Ð¼Ð»ÐµÐ½Ð¸Ñ Ñ ÐºÐ²Ð°Ð»Ð¸ÑикаÑией, ÑÑÑдовой деÑÑелÑноÑÑÑÑ Ð¿ÐµÑÑонала. ÐÑнованием Ð´Ð»Ñ Ð·Ð°Ð¿Ð¾Ð»Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð³ÑÐ°Ñ ÑлÑÐ¶Ð¸Ñ Ð»Ð¸Ñное дело ÑоÑÑÑдника и докÑменÑÑ Ð² нем. Со Ñлов запиÑÑваеÑÑÑ ÑолÑко ÑоÑÑав ÑемÑи.

ÐÑи пÑиеме на ÑабоÑÑ ÑказÑваÑÑÑÑ Ð¿Ð°ÑпоÑÑнÑе даннÑе, номеÑа ÐÐРи СÐÐÐС, ÑÐ²ÐµÐ´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¾ квалиÑикаÑии и обÑазовании, дополниÑелÑÐ½Ð°Ñ Ð¸Ð½ÑоÑмаÑиÑ. ÐÑавилÑноÑÑÑ ÑодеÑжимого завеÑÑеÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð´Ð¿Ð¸ÑÑÑ ÑабоÑника. РпÑоÑеÑÑе ÑÑÑдового пеÑиода каÑÑоÑÐºÑ ÑоÑмиÑÑÑÑ Ð½Ð° оÑновании Ñого, ÑÑо вÑÐ¾Ð´Ð¸Ñ Ð² лиÑное дело ÑоÑÑÑдника â пÑиказÑ, копии аÑÑеÑÑаÑионнÑÑ ÑвидеÑелÑÑÑв, ÑпÑавки.

ÐÐ»Ñ ÐºÐ¾Ð½ÑÑÐ¾Ð»Ñ Ð·Ð° поÑÑÑплением, вÑдаÑей и возвÑаÑом лиÑнÑÑ Ð´ÐµÐ» заводиÑÑÑ Ð¶ÑÑнал ÑÑеÑа. ÐеÑемеÑÐµÐ½Ð¸Ñ ÑопÑовождаÑÑÑÑ Ð¾Ð±ÑзаÑелÑной пÑовеÑкой по опиÑи Ñого, из Ñего ÑоÑÑÐ¾Ð¸Ñ Ð»Ð¸Ñное дело ÑоÑÑÑдника.

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

• наименование организации;
• номер дела;
• фамилию, имя, отчество сотрудника;
• дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
• дату окончания личного дела (дата увольнения);
• количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
• срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Важно

Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет)

Важно

Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет)

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел.
Помните, что в силу ст.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно.

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________. (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.

Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

Особенности ведения кадрового делопроизводства

Смена сотрудником персональных данных фиксируется на бумаге. Работник службы кадров дополняет дело снятой с этого документа копией. При этом оригинал остается у работника. 

Внесение записей вносится исключительно в подлинные документы либо заверенные нотариально ксерокопии. Записи производятся посредством фиолетовой или синей ручки с соблюдением аккуратности, исключающей помарки и исправления. В случае необходимости, документ заверяется именной печатью предприятия и подписью кадрового служащего.

Аккуратное ведение личных дел облегчает оперативный доступ к кадровой документации. Для корректной организации делопроизводства существует ряд рекомендаций:

• все документированные листы помещаемые в папку или скоросшиватель и нумеруются (толщина досье не должна превышать 4 см, а количество листов 205);
• временные документы добавляются в дело отдельно от постоянных;
• предпочтительней добавлять копии оригинальных документов;
• не целесообразно снабжать досье несколькими идентичными копиями;
• справки, прилагаемые к конкретному документу, хранятся вместе с ним;
• соблюдается хронология добавляемых документов, начиная с первого листа с первой пометкой о принятии сотрудника на должность.

Внесение записей не желательно делать гелиевой ручкой, поскольку гелиевые чернила со временем выцветают, снижая визуальную разборчивость документа.

При переходе сотрудника на должность в другое предприятие, дело передается в кадровый отдел нового места работы лица.

Передача дела кадровой службе другой компании, позволяет кадровым работникам быстро ознакомится с информацией о новом сотруднике, уровне квалификации, профессиональных связах лица, облегчая контроль за работником.

Трудовым кодексом и другими правовыми актами не регламентируется обязательство вести учет каждого сотрудника путем ведения личного дела.

Видео о формировании и оформлении дел:

Государственные и частные компании

На основании действующего законодательства, каждому работодателю предоставляется право самостоятельно решать, вводить ли в своей компании такой элемент документооборота, как личное дело. В Трудовом Кодексе говорится о том, применять данную практику в обязательном порядке необходимо исключительно муниципальным и государственным организациям. В нормативно-правовых документах приведен список бланков, которые обязаны находиться в персональном деле каждого труженика. Сведения, хранящиеся в личном деле, относится к категории конфиденциальных данных. Такие сведения детально анализируются контролирующими органами, с целью отслеживания изменений статьи доходов работников государственных учреждений.

В Указе Президента РФ, посвященном данной теме, содержится подробная информация о правилах составления личных дел работника. Указ Президента является регламентом, регулирующим ведение документации и ограничивающим круг лиц, которым доступна данная информация.

Как уже было сказано выше, частные предприниматели и крупные организации имеют право самостоятельно решать вопрос о целесообразности использования данного элемента внутреннего документооборота. В том случае, когда администрация предприятия решает использовать персональные дела на каждого работника, потребуется заранее определить методы сохранения сведений, содержащихся в личном деле. Методы сохранения конфиденциальной информации выбираются при назначении должностного лица, на которого возлагается ответственность за ведение документов. Как показывает практика, большинство компаний при введении рассматриваемого элемента документооборота используют те же правила, что и государственные структуры.

ÐиÑное дело ÑабоÑника: ÑÑо Ñобой пÑедÑÑавлÑÐµÑ Ð¸ из Ñего ÑоÑмиÑÑеÑÑÑ

ÐиÑное дело ÑоÑÑÑдника â ÑÑо один или гÑÑппа докÑменÑов, ÑоÑмиÑÑемÑÑ Ð² оÑноÑении одного ÑабоÑника компании, и помеÑеннÑе в оÑделÑнÑÑ Ð¿Ð°Ð¿ÐºÑ.

ÐоÑÑÑпление докÑменÑов гÑаждан оÑÑÑеÑÑвлÑеÑÑÑ Ð² ÑеÑение вÑего пеÑиода ÑоÑÑÑдниÑеÑÑва Ð¼ÐµÐ¶Ð´Ñ ÑиÑмой и ÑизлиÑом. РаÑÑмоÑÑим, какие докÑменÑÑ ÑледÑÐµÑ Ð²ÐºÐ»ÑÑиÑÑ Ð² лиÑное дело ÑабоÑника (обÑÐ°Ð·ÐµÑ Ð¿ÑедÑÑавлен ниже).

РпеÑиод ÑÑÑдоÑÑÑÑойÑÑва гÑажданина в оÑганизаÑии в лиÑное дело ÑабоÑника вклÑÑаÑÑÑÑ Ñакие докÑменÑÑ, как:

• копии базовÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов гÑажданина, ÑÐ°ÐºÐ¸Ñ ÐºÐ°Ðº ÐÐÐ, ÑоÑÑийÑкий паÑпоÑÑ, докÑÐ¼ÐµÐ½Ñ Ð¿ÐµÐ½Ñионного ÑÑÑаÑованиÑ, военнÑй билеÑ, докÑменÑÑ, подÑвеÑждаÑÑие полÑÑенное обÑазование;
• медÑпÑавка;
• заÑвление гÑажданина о пÑиеме на ÑабоÑÑ;
• лиÑÐ½Ð°Ñ ÐºÐ°ÑÑоÑка ÑоÑÑÑдника;
• ÑÑÑдовой конÑÑакÑ;
• ÐºÐ¾Ð¿Ð¸Ñ Ð¿Ñиказа ÑÑководиÑÐµÐ»Ñ Ð¾ пÑиеме на ÑабоÑÑ Ð¸ инÑе аналогиÑнÑе докÑменÑÑ.

Ðо вÑÐµÐ¼Ñ Ð´ÐµÐ¹ÑÑÐ²Ð¸Ñ ÐºÐ¾Ð½ÑÑакÑа в лиÑное дело на ÑоÑÑÑдника (обÑÐ°Ð·ÐµÑ ÑмоÑÑиÑе ниже) могÑÑ Ð±ÑÑÑ Ð²ÐºÐ»ÑÑÐµÐ½Ñ Ð´Ð¾ÐºÑменÑÑ:

• подпиÑÐ°Ð½Ð½Ð°Ñ ÑизлиÑом должноÑÑÐ½Ð°Ñ Ð¸Ð½ÑÑÑÑкÑиÑ;
• допÑоглаÑÐµÐ½Ð¸Ñ Ðº дейÑÑвÑÑÑÐµÐ¼Ñ Ð´Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾ÑÑ;
• докÑменÑÑ Ð¾ ÑегиÑÑÑаÑии бÑака;
• докÑÐ¼ÐµÐ½Ñ Ð¾ неÑазглаÑении коммеÑÑеÑкой ÑайнÑ.

РаÑÑоÑжение ÑÑÑдового конÑÑакÑа Ñакже ÑвлÑеÑÑÑ Ð¾Ñнованием Ð´Ð»Ñ Ð²ÐºÐ»ÑÑÐµÐ½Ð¸Ñ Ð² лиÑное дело ÑабоÑника (обÑÐ°Ð·ÐµÑ ÑодеÑжиÑÑÑ Ð½Ð¸Ð¶Ðµ) опÑеделеннÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов. Рним в ÑаÑÑноÑÑи оÑноÑÑÑ:

• ÐаÑвление гÑажданина об ÑволÑнении;
• ÐÐ¾Ð¿Ð¸Ñ Ð¿Ñиказа об ÑволÑÐ½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑабоÑника.

СооÑвеÑÑÑвенно, подгоÑовка лиÑного дела каждого гÑажданина оÑÑÑеÑÑвлÑеÑÑÑ Ð½Ð° вÑÐµÑ ÑÑÐ°Ð¿Ð°Ñ Ð²Ð·Ð°Ð¸Ð¼Ð¾Ð´ÐµÐ¹ÑÑÐ²Ð¸Ñ Ð¼ÐµÐ¶Ð´Ñ ÐºÐ¾Ð¼Ð¿Ð°Ð½Ð¸ÐµÐ¹ и наемнÑм пеÑÑоналом.

ÐнÑÑÑеннÑÑ Ð¾Ð¿Ð¸ÑÑ Ð»Ð¸Ñного дела и опиÑÑ Ð»Ð¸ÑнÑÑ Ð´ÐµÐ» ÑоÑÑÑдников: оÑлиÑиÑ

Ðомимо опиÑи докÑменÑаÑии, ÑодеÑжаÑейÑÑ Ð² лиÑном деле в делопÑоизводÑÑве можно вÑÑÑеÑиÑÑ Ñакже понÑÑие â опиÑÑ Ð»Ð¸ÑнÑÑ Ð´ÐµÐ».

ÐÑли пеÑвÑй вид ÑодеÑÐ¶Ð¸Ñ Ð¿ÐµÑеÑÐµÐ½Ñ Ð±Ñмаг, коÑоÑÑе наÑодÑÑÑÑ Ð²Ð½ÑÑÑи одного лиÑного дела, Ñо вÑоÑÐ°Ñ ÑвлÑеÑÑÑ ÑпиÑком ÑÐ°Ð¼Ð¸Ñ Ð´ÐµÐ».

ÐапÑимеÑ, Ð¼Ð¾Ð¶ÐµÑ Ð±ÑÑÑ Ð¾Ð¿Ð¸ÑÑ Ð»Ð¸ÑнÑÑ Ð´ÐµÐ» ÑабоÑников ÑкономиÑеÑкого оÑдела или опиÑÑ Ð»Ð¸ÑнÑÑ Ð´ÐµÐ», ÑданнÑÑ Ð½Ð° аÑÑивное ÑÑанение в 2017 годÑ.

СпиÑок бÑмаг лиÑного дела наÑодиÑÑÑ Ð½ÐµÐ¿Ð¾ÑÑедÑÑвенно в Ñамом деле. ÐеÑеÑÐµÐ½Ñ Ð»Ð¸ÑнÑÑ Ð´ÐµÐ» подÑиваÑÑ Ð¾ÑделÑно, ее ÑÑанÑÑ Ñ ÑоÑÑÑдника, коÑоÑÑй оÑвеÑÐ°ÐµÑ Ð·Ð° ÑÑи дела, либо они поÑÑÑпили к Ð½ÐµÐ¼Ñ Ð½Ð° ÑÑанение.

Правила хранения

Так как рассматриваемый вид документации имеет отношение к категории конфиденциальной информации, должностным лицам следует соблюдать правила хранения персонального досье коллектива. В большинстве случаев, данный элемент документооборота содержится в специальных шкафах, изготовленных из прочного металла. Компании, имеющие узкий штат специалистов, могут использовать для хранения папок с бумагами стандартные сейфы. Для того чтобы исключить возможность утечки сведений, необходимо хранить конфиденциальные данные в шкафах и сейфах, закрывающихся на замок.

Также нужно упомянуть, что в кадровом отделе предприятия хранятся только персональные документы, имеющие связь с действующими тружениками. Документы уволенных лиц передаются Государственному Архиву. В случае с муниципальными учреждениями, длительность хранения рассматриваемых бумаг уволенного персонала достигает десяти лет. По окончании этого периода, папки передаются в архив. Частные фирмы, как правило, хранят подобные документы не более двенадцати месяцев.

Во время передачи бланков служащим архива, составляется специальное приложение. Этот акт прикрепляется к последнему бланку. Следует сказать о том, что во время этого процесса необходимо зафиксировать срок хранения персонального досье. По действующим правилам, личные документы работников хранятся на территории архива до семидесяти пяти лет. Для скоросшивателей с документацией руководителей — срок хранения неограничен.

Обеспечение защиты персональных данных личных дел

Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.

Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:

— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.

ЧÑо Ñакое лиÑное дело ÑоÑÑÑдника

ÐиÑное дело â ÑÑо ÑовокÑпноÑÑÑ Ð²Ñей докÑменÑаÑии, каÑаÑÑейÑÑ Ð¾Ð¿Ñеделенного Ñеловека. Ðак пÑавило, ÑÑи бÑмаги ÑкÑеплÑÑÑÑÑ Ð² оÑделÑное дело, либо ÑобиÑаÑÑÑÑ Ð² папке. ÐеÑеÑÐµÐ½Ñ Ð±Ñмаг, коÑоÑÑе в него вÑодÑÑ, не ÑегламенÑиÑован (за иÑклÑÑением гоÑÑдаÑÑÑвеннÑÑ ÑÑÑеждений), поÑÑÐ¾Ð¼Ñ ÐºÐ¾Ð¼Ð¿Ð°Ð½Ð¸Ñ Ð²Ð¿Ñаве ÑамоÑÑоÑÑелÑно его опÑеделÑÑÑ Ð¸ ÑÑÑанавливаÑÑ. Также ÑпиÑок докÑменÑов, завиÑÐ¸Ñ Ð¾Ñ ÑпеÑиÑики ÑабоÑÑ Ð»Ð¸Ð±Ð¾ каÑегоÑии ÑоÑÑÑдника.

ÐиÑное дело ÑоÑÑÐ¾Ð¸Ñ Ð¸Ð· ÑледÑÑÑÐ¸Ñ Ð±Ñмаг, оÑигиналов либо копий:

• копии оÑновнÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑов (паÑпоÑÑ, ÐÐÐ, СÐÐÐС, диплом и Ñ.д.);
• докÑменÑÑ, Ñ Ð¿Ð¾Ð¼Ð¾ÑÑÑ ÐºÐ¾ÑоÑÑÑ Ð¾ÑоÑмлÑеÑÑÑ Ð¿Ñием на должноÑÑÑ (заÑвление о пÑиеме, копии пÑиказов по лиÑÐ½Ð¾Ð¼Ñ ÑоÑÑавÑ, ÑÑÑдовой Ð´Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾Ñ Ð¸ Ñ.д.);
• докÑменÑÑ, обÑазÑÑÑиеÑÑ Ð² Ñоде ÑÑÑдовой деÑÑелÑноÑÑи (пÑÐ¸ÐºÐ°Ð·Ñ Ð¾ наказании, пооÑÑении, повÑÑение квалиÑикаÑии и Ñ.д.);
• пÑоÑие бÑмаги (медкомиÑÑии, ÑдоÑÑовеÑениÑ, даÑÑие пÑаво на лÑгоÑÑ Ð¸ Ñ.д.)
• докÑменÑÑ, коÑоÑÑми оÑоÑмлÑеÑÑÑ ÑаÑÑоÑжение ÑÑÑдовÑÑ Ð¾ÑноÑений (заÑвление, ÐºÐ¾Ð¿Ð¸Ñ Ð¿Ñиказа, ÑлÑжебное ÑаÑÑледование и Ñ.д.).

Ðажно! ТÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÑ Ð½ÐµÐ»ÑÐ·Ñ Ð´ÐµÑжаÑÑ Ð²Ð¼ÐµÑÑе Ñ Ð¿ÑоÑими бÑмагами лиÑного дела, Ñак как пÑавила и меÑÑо ее ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¾Ð¿Ñеделено на законодаÑелÑном ÑÑовне.

ÐбÑзаÑелÑна ли внÑÑÑеннÑÑ Ð¾Ð¿Ð¸ÑÑ Ð»Ð¸Ñного дела

РзаконодаÑелÑнÑÑ Ð°ÐºÑÐ°Ñ Ð¸ ноÑÐ¼Ð°Ñ Ð½ÐµÑ ÑÐ¿Ð¾Ð¼Ð¸Ð½Ð°Ð½Ð¸Ñ Ð¾Ð± обÑзанноÑÑи веÑÑи опиÑи докÑменÑов, вÑодÑÑÐ¸Ñ Ð² лиÑнÑе дела.

Ðна ÑпоминаеÑÑÑ Ð»Ð¸ÑÑ Ð² ÐÑÐ°Ð²Ð¸Ð»Ð°Ñ ÑабоÑÑ Ð°ÑÑивов оÑганизаÑий. Ð ÑÑой ÑаÑÑи (оÑоÑмление докÑменÑов) они обÑзаÑелÑÐ½Ñ Ð´Ð»Ñ Ð¸ÑÐ¿Ð¾Ð»Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð»Ð¸ÑÑ Ð´Ð»Ñ Ð³Ð¾ÑÑдаÑÑÑвеннÑÑ Ð¾ÑганизаÑий, Ð´Ð»Ñ Ð²ÑÐµÑ Ð¾ÑÑалÑнÑÑ ÑабоÑодаÑелей ÑÑо ÑолÑко ÑекомендаÑии.

ÐоÑÑÐ¾Ð¼Ñ Ð¿ÑедпÑиÑÑÐ¸Ñ ÑамоÑÑоÑÑелÑно ÑеÑаÑÑ, веÑÑи ли им опиÑи докÑменÑов. ЭÑо закÑеплÑеÑÑÑ Ð² ÑÑеÑной полиÑике или дÑÑгом локалÑно-ноÑмаÑивном акÑе.

Ðедение опиÑи Ð´Ð»Ñ ÐºÐ°Ð¶Ð´Ð¾Ð³Ð¾ лиÑного позволÑÐµÑ ÐºÐ¾Ð½ÑÑолиÑоваÑÑ ÑоÑÑав докÑменÑаÑии, наÑодÑÑейÑÑ Ð² ниÑ, и заÑиÑаÑÑ ÐµÐµ Ð¾Ñ Ð½ÐµÑанкÑиониÑованного изÑÑÑиÑ. ÐпиÑÑ Ð¼Ð¾Ð¶Ð½Ð¾ наÑинаÑÑ ÑоÑмиÑоваÑÑ Ð¿Ñи заполнении лиÑного дела, либо ÑоÑÑавиÑÑ ÐµÐµ непоÑÑедÑÑвенно пеÑед оÑпÑавкой бÑмаг в аÑÑив.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

• внесение записей в опись;

• помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;

• изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников.
На выданное дело заводят карточку-заместитель.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается.

Инфо

Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении.

В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Как рассчитывается больничный работника?

Что грозит предпринимателю за незаконную торговлю?

Способы подсчета среднесписочной численности сотрудников фирмы: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/raschet-srednespisochnoy-chislennosti-rabotnikov.html

Хранение личных дел сотрудников

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел.

Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Евгения Полоса

Пакет документов для личного дела

Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам. Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

1. Титульный лист.
2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
3. Один экземпляр трудового договора.
4. Договор о материальной ответственности (при необходимости).
5. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
6. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
7. Автобиография (на усмотрение работодателя).
8. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
9. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
10. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
11. Информация о премии или взыскании (если имеются).
12. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
13. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.